Rechnungsstellung           |           Lagerverwaltung

Angebot erstellen: Was Unternehmen beachten sollten!

21 Dec, 2021
Comarch ERP XT

Ein Angebot zu erstellen, gehört für viele Unternehmen, Dienstleistende und freiberuflich Tätige zum Tagesgeschäft. Denn ohne ein fundiertes Angebot gibt es keine lukrativen Aufträge und somit auch keine Kunden bzw. Kundinnen und Einnahmen.

Zeigt ein potenzieller Kunde oder eine Kundin Interesse, dann reagierst du auf diese Kundenanfrage mit einem Angebot. Wenn du wiederum im Rahmen einer Kaltakquise auf der Suche nach zahlender Kundschaft bist, dann kannst du mithilfe eines Angebots auf deine Dienste oder Produkte aufmerksam machen.

In jedem Fall musst du bei der Erstellung eines schriftlichen Angebotes gewisse Standardanforderungen erfüllen. Nur so dient es später als Grundlage für die geschäftlichen Beziehungen zwischen dir und deinen Auftraggebenden.

Ob sich eine Person für oder gegen dein Angebot entscheidet, hängt häufig vom Preis-Leistungs-Verhältnis ab. Mit einer professionellen Vorgehensweise erhöhst du jedoch deine Chancen. Achte also darauf, dass du dein Angebotsschreiben präzise und klar strukturierst.

Darauf kommt es vor der Angebotserstellung an

Vor der Erstellung eines Angebots erfolgt die Kommunikation mit dem potenziellen Auftraggebenden. Hier empfiehlt sich ein mündliches Gespräch. Angebotskonditionen lassen sich so einfacher und schneller als per E-Mail verhandeln. Außerdem ist es leichter, die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden bzw. der Kundin zu verstehen.

Im Gespräch solltest du so ausführlich wie möglich auf die konkreten Anliegen und Absichten des Kunden bzw. der Kundin eingehen. Dies erhöht deine Chancen auf den Auftrag. Erläutere, welchen Nutzen er oder sie aus deinen Leistungen zieht und welches Produkt bzw. welche Dienstleistung am besten zu seinen oder ihren Vorstellungen passt.

Ferner sind auch die Rahmenbedingungen relevant für dich: Nämlich, welchen finanziellen und zeitlichen Spielraum dein/e GeschäftspartnerIn für den Auftrag hat. Auf dieser Grundlage kannst du ein passendes und ansprechendes Angebot erstellen, mit dem du überzeugst.

Das müssen Unternehmen beim Angebot schreiben beachten

Freizeichnungsklausel

Hinter dem Begriff Freizeichnungsklausel steckt eine zusätzliche Bedingung in einem Angebot, einem Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Eine Klausel wird im Allgemeinen von der anbietenden Person veranlasst und dient der Spezifizierung eines bestehenden Angebots. Das heißt, die Bindung, Haftung oder Erfüllung durch den/der AnbieterIn kann eingeschränkt oder ausgeschlossen werden. Die Klausel kann sich auf verschiedene Aspekte beziehen. Die gängigen Optionen werden im Folgenden erläutert.

  • Befristung der Bindung: Die Gültigkeit eines Angebots wird befristet bzw. eine mögliche Zusammenarbeit von vornherein eingeschränkt. Das Angebot ist also nicht bis zur endgültigen Annahme, sondern lediglich bis zu einem fixen Datum gültig. Übliche Formulierungen für eine zeitliche Einschränkung lauten „Dieses Angebot gilt bis zum …“ „Gültiges Angebot nur bis zum…”.
  • Anpassung des Preises: Die im Angebot genannten Preise können nachträglich geändert werden. Der/die AnbieterIn reagiert damit auf Angebot und Nachfrage. Geläufige Bezeichnungen für preisliche Einschränkungen sind „Preisänderungen vorbehalten“ oder „Preis freibleibend“.
  • Verfügbarkeit und Menge: Die im Angebotsschreiben angegebene Menge kann begrenzt bzw. ihre Verfügbarkeit befristet werden. Dies trifft u. a. zu, wenn nur eine beschränkte Menge eines gewissen Produkts zur Verfügung steht. Bei mengenmäßigen Einschränkungen werden die Zusätze „solange der Vorrat reicht“ oder „Lieferung vorbehalten“ verwendet.

Dir steht es frei, welche Einschränkungen oder Besonderheiten du in deinen Angeboten aufgreifst. Dank ihrer Hilfe verschaffst du dir nicht nur eine gewisse Freiheit, sondern du schützt dich vor Schadensansprüchen deiner Kundschaft. Zum Beispiel wenn die Rahmenbedingungen eher bedenklich sind.

Darüber hinaus gibt es Freizeichnungsklauseln, die die rechtliche Bindung eines Angebots komplett aufheben. In diesem Fall handelt es sich um ein freibleibendes oder unverbindliches Angebot („Angebot freibleibend“ oder „unverbindliches Angebot“).

Gliederung und Bestandteile

Der formale Aufbau deines Schreibens bildet die Grundlage für den Inhalt des Angebots und spiegelt deine Professionalität wider.

Ein eindeutiges Angebot muss die allgemeingültigen Formalien eines Kundenanschreibens wie z. B. Kontaktdaten, Angebotsnummer und Kundennummer enthalten. Mit einer Überschrift bringst du den Gegenstand und Zweck des Angebots zum Ausdruck. Die nachfolgende Anrede wirkt respektvoll und professionell, wenn du sie direkt und persönlich an die verantwortliche Ansprechperson einer/eines Kundin/Kunden richtest. Der anschließende Fließtext sollte verständlich und möglichst kurz sein. Du beschreibst und erläuterst daher in kompakten Absätzen deinen Service bzw. deine Ware. Des Weiteren hältst du in einer übersichtlichen Aufstellung alle Leistungen (in Tabellenform oder als Aufzählung) und die vereinbarten Eckdaten fest. Das umfasst auch den Umfang (Stückzahl bei Waren, Arbeitsstunden bei Dienstleistungen) und die jeweiligen Preise.

Den Gesamtpreis teilst du in Zwischensummen auf. Das heißt in Nettopreis, anfallende Umsatzsteuer und eventuell Lieferkosten. So kann deine Kundschaft die Zusammensetzung des Bruttopreises besser verstehen. Außerdem empfiehlt es sich, eine Angebotsfrist zu definieren. Damit legst du den Gültigkeitszeitraum für die genannten Konditionen fest.

Insgesamt sollte das Schreiben lediglich eine Seite umfassen. Weitere Erläuterungen zum Angebotsinhalt kannst du in einem zusätzlichen Begleitschreiben formulieren.

Inhalte und Formulierung

Ein sinnvoll strukturierter und schlüssiger Fließtext trägt maßgeblich dazu bei, eine Kundin bzw. einen Kunden von deinem Angebot zu überzeugen.

Den Fließtext beginnst du damit, die Vorteile und positiven Aspekte deiner angebotenen Leistung für die auftraggebende Person hervorzuheben. Quasi den Nutzen zu betonen. Führe mindestens ein Alleinstellungsmerkmal an, welches dein Angebot zu etwas Besonderem macht. Bei Dienstleistungen kann das zum Beispiel die ständige Erreichbarkeit deines Kundenservices sein. Waren können sich u. a. durch die Möglichkeit einer Maßanfertigung auszeichnen. Sehr hilfreich sind außerdem Referenzen und/oder Kundenmeinungen (inklusive Namen sowie ggf. Unternehmen und Position der jeweiligen Person), die die Qualität deiner Services bestätigen. Zum Schluss gibst du einige aussagekräftige Argumente an, die die kaufende Person überzeugen sollen. Beziehe dich dabei auf ihre individuellen Bedürfnisse.

Vermeide Fachausdrücke, damit der Inhalt für den/die LeserIn zu jeder Zeit verständlich ist. Und umgehe Wiederholungen von bereits aufgeführten Aspekten. Diese weiten das Schreiben unnütz aus.

Diese Angaben gehören in ein Angebot

Ein Angebotsschreiben sollte bestimmte Angaben enthalten. Dazu gehören:

  • deine Namens-, Adress- und Kontaktdaten (inklusive Firma und Rechtsform)
  • die Daten der auftraggebenden Person  (Firma, Name, Anschrift)
  • die Angebotsnummer und das Angebotsdatum
  • das Lieferdatum
  • die Kundennummer
  • die verantwortliche Kontaktperson deines Unternehmens
  • den Ort und das Datum des Angebots
  • die genaue Bezeichnung, Umfang und Preis der angebotenen Waren und/oder Dienstleistungen
  • eventuelle Skonto- und andere Rabattangebote
  • eventuelle Kosten der Verpackung, des Transports, der Versicherung und / oder des Aufbaus oder der Installation
  • die Liefer- und Zahlungsbedingungen
  • sofern vorhanden Hinweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) und Gerichtsstand sowie
  • eventuelle Freizeichnungsklauseln (Handelsklauseln), mit denen Sie die Bindung Ihres Angebots gezielt beschränken

Darüber hinaus sorgt ein prominent platziertes Unternehmenslogo für ein seriöses und individuelles Erscheinungsbild. Denn es ist dein Markenzeichen und Teil des Corporate Designs.

Angebotsgegenstand

Deine Waren und/oder Dienstleistungen solltest du so präzise wie möglich benennen. Damit verhinderst du Missverständnisse über den Angebotsinhalt. Sollte dein Angebot befristet sein, musst du dies auch festhalten.

Preise und Menge bzw. Dauer der angebotenen Leistungen

Eine genaue Angabe der mutmaßlichen Arbeitszeit und der erforderlichen Produktionskosten ist für dich nicht immer ohne Weiteres möglich. Hier ist es hilfreich, einen Stundensatz zu vereinbaren. Des Weiteren musst du Rabatte und sonstige Vergütungen, aber auch (eventuelle) Zusatzkosten im Angebotsschreiben vermerken.

Umsatzsteuer

Erwähne bei Preisangaben, ob es ich um Bruttopreise (inklusive Mehrwertsteuer) oder Nettopreise (ohne Mehrwertsteuer) handelt. Es ist außerdem ratsam, den Steuersatz anzugeben.

Produktions- und Lieferzeit

Triff Aussagen zu den Herstellungs- und Auslieferungszeiten für die angebotenen Leistungen. Bei längeren Projekten ist eine exakte Einschätzung vorab nicht immer möglich. Dann bietet es sich z. B. an, einen Zeitkorridor für die Durchführung der Leistung zu nennen.

Hinweise auf Erfüllungsort, Eigentumsvorbehalt, Nutzungsrecht am Endprodukt

Setze die kaufende Person darüber in Kenntnis,

  • wo der Auftrag ausgeführt wird und
  • wann die erbrachte Leistung in ihren Besitz übergeht.

Etwaige Nutzungsrechte am Endprodukt solltest du ebenfalls im Schreiben erfassen.

Hinweise auf das Vorgehen bei beschädigten Lieferungen bzw. Liefer-, Annahme- und Zahlungsstörungen

Nicht selten können auch ohne Eigenverschulden Schwierigkeiten auftreten. Triff in Absprache mit deiner/m Kundin/Kunden entsprechende Regelungen, wie du in so einem Fall vorgehst.

Die Erstellung deines ersten rechtssicheren Angebots wird sicher einige Zeit benötigen. Allerdings lohnt sich dieser Aufwand. Denn einmal erstellt, kannst du dein Schreiben als Vorlage für weitere Angebote nutzen. Dieses Musterexemplar, das die grundlegenden Anforderungen an Form und Inhalt erfüllt, kannst du einfach entsprechend individualisieren.

Du möchtest dir den Aufwand sparen? Dann haben wir etwas für dich: unsere professionelle Angebotsvorlage zum kostenlosen Download als Word– und Excel-Datei.

Comarch ERP XT

Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

Comarch ERP XT

Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

Kostenlos testen!

Volle Funktionalität
14 Tage lang unverbindlich