Rechnungsstellung           |           Lagerverwaltung

Automatisierte Rechnungsstellung

Rechnungsstellung automatisieren und digitalisieren – Warum?

27 Dec, 2016
Comarch ERP XT
Du hast wieder etwas verkauft und ein Produkt oder deine Dienstleistung an den Mann bzw. die Frau gebracht? Dies ist ein echter Grund zur Freude, denn neben dem Umsatz bedeutet es auch jedes Mal ein Stück weit Bestätigung für dein unternehmerisches Handeln. Schließlich steckt hinter deinem Angebot auch viel Aufwand. Jedoch ist die Arbeit mit dem (Online-)Verkauf noch nicht getan. Denn auch kleine Unternehmen sind zur Rechnungserstellung bzw. Fakturierung verpflichtet. Nicht selten wird diese Pflicht gern auf die lange Bank geschoben, doch die Folgen nicht erfolgter Rechnungsstellung sind nicht zu unterschätzen. Zu nennen sind hier zu lange Forderungslaufzeiten, ein Mangel liquider Mittel oder Umsatzeinbußen sowie Streitfälle mit Kunden und Lieferanten. Die Rechnungserstellung sollte demnach unverzüglich erfolgen. Viele Kleinunternehmer denken dabei zuerst einmal an altbewährte Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme. Eine schnell gebastelte Vorlage mit Briefkopf und Schlussformel soll es richten, die jeweiligen Daten müssen nur noch eingetragen werden. Doch ist diese Methode wirklich sicher, effizient und einfach? Die Praxis widerspricht dem und zeigt, dass sich einfache Programme wie Word oder Excel eher nicht zur Rechnungsausstellung eignen. Anhand der folgenden Kriterien wollen wir verdeutlichen, warum.

Kein ansprechendes Layout

Die wenigsten besitzen derart gute Fertigkeiten, um in einem Textverarbeitungsprogramm hochprofessionelle Vorlagen erstellen können, die sich an jeden Geschäftsfall anpassen lassen. Ein verrutschendes Layout (Zeilen, Logo, Abstände) oder eine unübersichtliche Anordnung können die Folge sein. Zudem raubt das ewige Rumbasteln an jeder einzelnen Rechnung sehr viel Zeit und Nerven.

Hohe Fehlerwahrscheinlichkeit

Jeder kennt es: Flüchtigkeits- und Tippfehler passieren schnell. Daten können falsch übertragen und Beträge und Steuersätze falsch berechnet werden. Außerdem kann es passieren, dass ein veraltetes Datum übernommen oder eine nicht aktualisierte Rechnungs- oder Kundennummer eingetragen wird. In den meisten Fällen werden dich weder Textverarbeitungs- noch Tabellenkalkulationsprogramme darauf hinweisen. Als Folge dessen erhält dein Kunde schließlich eine fehlerhafte Rechnung, was natürlich wenig schmeichelhaft für dein Unternehmen ist und im Nachhinein zusätzliche Arbeit erfordert.

Hoher Verwaltungsaufwand

Rechnungen müssen geordnet und gespeichert werden. Auch sollte auf einen Blick erkenntlich sein, welche Rechnungen bereits bezahlt und welche noch offen sind. All das können Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme meist nicht ausreichend und unkompliziert bieten. Darüber hinaus ist auch die Verwaltung von Produkt-, Kunden- und Lieferantendaten oft nicht übersichtlich möglich. Um wirklich ein penibles Ordnungssystem, welches auch Jahre später noch einfach nachvollzogen werden kann, anzulegen und zu verwalten, wäre so viel Zeit und Arbeitskraft nötig, dass für die wirklich wichtigen Aufgaben keine mehr zur Verfügung stünde.

Mangelnde Mobilität

Natürlich hast du deine Programme auf deinem PC und/oder deinem Laptop. Aber hast du diese immer mit dabei – vor Ort beim Kunden, bei Partnern und bei deinem Steuerberater? Dies trifft wohl auf die wenigsten unter uns zu. Egal wo du dich gerade aufhältst und welche (mobilen) Geräte du gerade dabei hast, der Remote-Zugriff von unterwegs ist mittlerweile unersetzlich. Daher empfiehlt sich eine Software, auf die du online über das Tablet und Smartphone zugreifen kannst und die sich so deinem individuellen Tagesablauf anpasst. Rechnungen ausstellen oder Kunden, Lagermengen und Umsätze überwachen und verwalten ist zu jeder Zeit und von überall aus möglich.

Fehlende Sicherheit

Dokumente wie zum Beispiel Ausgangsrechnungen und Kundenkarteien sind immens wichtige Unternehmensdaten. Ihre stete Verfügbarkeit ist unabdingbar für einen reibungslosen operativen Ablauf. Aber auch die Datensicherheit und Einhaltung von Datenschutzmaßnahmen bei der Datenspeicherung und Übermittlung von Dokumenten ist von enormer Bedeutung. In all diesen Punkten liegt die Verantwortung bei dir, wenn du Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme für die Rechnungserstellung und die Kunden- und Produktverwaltung nutzt. Du solltest überdies ein sicheres Back-up all dieser Daten anlegen, welches weder durch Schadsoftware auf deinem Rechner noch durch Hardwareausfall gefährdet ist. Du findest das alles ziemlich heikel? Dann kommt hier die Rettung: Softwareanbieter, die Rechnungsprogramme in der Cloud bereitstellen, nehmen dir genau diese Sorgen ab und garantieren einen reibungslosen Ablauf und eine sichere Aufbewahrung und Verarbeitung deiner Daten und Dokumente.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass du durch die Digitalisierung und Automatisierung deiner Fakturierung nicht nur Zeit- und Arbeitskraft, sprich auch Kosten sparst, sondern dabei auch an Flexibilität, Effizienz, Sicherheit und Verlässlichkeit gewinnst.

Comarch ERP XT

Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

Comarch ERP XT

Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

Gratisaktion bei Registrierung bis zum 31.10.2021!

Volle Funktionalität
3 Monate lang unverbindlich