Automatisierte Rechnungsstellung – Warum?

27.12.2016

Sie haben wieder etwas verkauft? Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung an den Mann gebracht? Ein Grund zur Freude, denn neben dem Umsatz ist dies auch jedes Mal ein Stück weit Bestätigung für Ihr unternehmerisches Handeln. Schließlich steckt hinter Ihrem Angebot auch viel Aufwand. Jedoch ist mit dem (Online-)Verkauf die Arbeit noch nicht getan. Auch kleine Unternehmen sind zur Rechnungserstellung bzw. Fakturierung verpflichtet. Nicht selten wird diese Pflicht gern auf die lange Bank geschoben, doch die Folgen falscher oder nicht erfolgter Rechnungsstellung sind nicht zu unterschätzen. Zu nennen sind hier zu lange Forderungslaufzeiten, ein Mangel liquider Mittel oder Umsatzeinbußen sowie Streitfälle mit Kunden und Lieferanten. Die Rechnungserstellung sollte demnach unverzüglich erfolgen. Viele Kleinunternehmer denken dabei dann zuerst einmal an altbewährte Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme. Eine schnell gebastelte Vorlage mit Briefkopf und Schlussformel soll es richten, die jeweiligen Daten müssen nur noch eingetragen werden. Doch ist diese Methode wirklich sicher, effizient und einfach? Die Praxis wiederspricht dem und zeigt, dass sich einfache Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme eher nicht zur Rechnungsausstellung eignen. Folgende Beispiele verdeutlichen, warum:

 

Kein ansprechendes Layout

Die wenigsten besitzen derart gute Fertigkeiten, dass sie bspw. im Textverarbeitungsprogramm hoch-professionelle Vorlagen erstellen können, welche sich an jeden Geschäftsfall anpassen ohne verrutschendes Layout (Zeilen, Logo, Abstände) oder unübersichtlich zu werden. Zudem raubt das ewige Rumbasteln an jeder einzelnen Rechnung sehr viel Zeit und Nerven.

 

Hohe Fehlerwahrscheinlichkeit

Jeder kennt es: Flüchtigkeits- und Tippfehler passieren schnell. Daten können falsch übernommen werden, Beträge und Steuersätze falsch berechnet werden. Außerdem kann es passieren, dass ein veraltetes Datum übernommen oder eine nicht aktualisierte Rechnungs- oder Kundennummer eingetragen wird. In den meisten Fällen werden weder das Textverarbeitungs- noch das Tabellenkalkulationsprogramm Sie darauf hinweisen. Ihr Kunde erhält schließlich eine fehlerhafte Rechnung. Das ist natürlich wenig schmeichelhaft für Ihr Unternehmen und erfordert zusätzliche Arbeit im Nachhinein.

 

Hoher Verwaltungsaufwand

Rechnungen müssen geordnet und gespeichert werden. Auch sollte auf einen Blick erkenntlich sein, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche noch offen. All das können Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme meist nicht ausreichend und unkompliziert bieten. Darüber hinaus ist auch die Verwaltung von Produkt-, Kunden- und Lieferantendaten oft nicht übersichtlich möglich. Um wirklich ein penibles Ordnungssystem, welches auch Jahre später noch einfach nachvollzogen werden kann, anzulegen und zu verwalten, wären so viel Zeit und Arbeitskraft nötig, dass sie für die wirklich wichtigen Aufgaben nicht mehr zur Verfügung stünden.

 

Mangelnde Mobilität

Natürlich haben Sie Ihre Programme auf Ihrem PC und sehr wahrscheinlich auch auf Ihrem Laptop. Aber haben Sie diese immer mit dabei? Vor Ort beim Kunden, bei Partnern und bei Ihrem Steuerberater? Dies trifft wohl auf die wenigsten unter uns zu. Der Remote-Zugriff von unterwegs, wo auch immer Sie sich gerade aufhalten und welche (mobilen) Geräte Sie auch immer Sie dabei haben, ist jedoch unersetzlich. Eine Software dagegen, auf welche Sie online zugreifen und Rechnungen ausstellen können sowie Ihre Kunden, Lagermengen und Umsätze immer im Blick haben – selbst über das Tablet und Smartphone -, steht Ihnen jederzeit zur Verfügung und passt sich an Ihren individuellen Tagesablauf an.

 

Fehlende Sicherheit

Dateien wie Ausgangsrechnungen, Kundendaten etc. sind immens wichtige Unternehmensdaten. Ihre stete Verfügbarkeit ist unabdingbar für einen reibungslosen operativen Ablauf. Aber auch die Datensicherheit und Einhaltung von Datenschutzmaßnahmen bei der Datenspeicherung und Übermittlung von Dokumenten ist von enormer Bedeutung. In all diesen Punkten liegt die Verantwortung bei Ihnen wenn Sie für Rechnungserstellung, Kunden- und Produktverwaltung Ihr Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm nutzen. Sie sollten auch ein sicheres Backup all dieser Daten anlegen, welches weder durch Schadsoftware auf Ihrem Rechner noch durch Hardwareausfall gefährdet ist. Sie finden das alles ziemlich heikel? Dann kommt hier die Rettung: Anbieter von Software für die Rechnungserstellung in der Cloud nehmen Ihnen genau diese Sorgen ab und sorgen für einen reibungslosen Ablauf und die sichere Aufbewahrung und Verarbeitung Ihrer Daten und Dokumente.

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