Bereits am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass europäische Mitgliedstaaten in Zukunft dazu verpflichtet sind, eine systematische Zeiterfassung in ihren Unternehmen einzuführen.
Aktuell besteht in Deutschland noch keine generelle Pflicht zur Zeiterfassung. Im deutschen Arbeitsrecht ist bisher nur vorgeschrieben, das Überstunden und die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden müssen. Allerdings gibt es seit 01. Februar 2022 einen Gesetzesentwurf, der eine Umsetzung der Arbeitszeiterfassungspflicht für bestimmte Branchen (insbesondere die Bau- und Gastronomiebranche) bereits ab Q4 vorsieht.
Schluss mit dem Gefeilsche um Arbeitszeiten!
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sieht vor, dass Arbeitgeber:innen ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem sie die täglich geleistete Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer:innnen systematisch und lückenlos dokumentieren können. Damit gehört die Vertrauensarbeitszeit als gängige Praxis in vielen deutschen Unternehmen bald der Vergangenheit an.
Grundlage für die Zeiterfassung
Der EuGH macht in seinem Urteil darauf aufmerksam, dass die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Regelungen nur kontrolliert und eingefordert werden kann, wenn die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer:innen umfassend erfasst werden. Mithilfe der täglichen Arbeitszeiterfassung wird also die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften garantiert. Dies ist beispielweise im Hinblick auf Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten wichtig.
Form der Zeiterfassung
In welcher Form Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen sollen, hat der EuGH nicht explizit definiert. Die Vorschriften zur Art und Weise der Arbeitszeiterfassung sind Sache der einzelnen Mitgliedsstaaten.
Im Prinzip ist jedes System erlaubt, dass die Zeiten entsprechend speichert und dokumentiert. Das bedeutet, die Arbeitszeit kann sowohl per Stift und Papier als auch mit einem digitalen Zeiterfassungssystem dokumentiert werden. Es werden jedoch mit großer Wahrscheinlichkeit bestimmte Kriterien zu erfüllen sein. Besonders wichtig sind:
- Manipulationssicherheit: Ein Zeiterfassungssystem muss manipulationssicher sein, um den Vorgaben des EuGH zu entsprechen. Das heißt, eine Änderung der Zeiten ist grundsätzlich erlaubt. Allerdings sollte dies nicht einfach ohne Weiteres und einseitig möglich sein.
- Beweissicherungsfunktion: Ein Zeiterfassungssystem muss die einmal aufgezeichneten Daten auch sichern bzw. speichern. Zudem müssen die archivierten Zeiten sowohl für den bzw. die Arbeitgeber:in als auch für den bzw. die Arbeitnehmer:in einsehbar sein.
Arbeitszeiterfassung und Datenschutz
Die Entscheidung des EuGH hat bei vielen Arbeitnehmer:innen für Angst vor einer Datensammelwut bzw. Überwachung gesorgt. Allerdings fordert der EuGH lediglich die Erfassung der täglichen bzw. wöchentlichen Arbeitszeit und keiner weiteren Daten. Dabei geht nicht eine minutiöse Überwachung der Arbeitnehmer:innen. Das eigentliche Ziel ist zu überprüfen, ob die höchstzulässigen Arbeitszeiten (acht Stunden täglich bzw. 40 Stunden wöchentlich) eingehalten und nicht überschritten werden.
Damit dient eine Arbeitszeiterfassung als Kontrollinstrument, mit dessen Hilfe die im Arbeitsvertrag festgelegten Mindest- und Höchstarbeitszeiten nachweislich belegt werden können.
Da es sich bei Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt unterliegen, sie dem Datenschutz, welcher sie vor Missbrauch oder Weitergabe schützt. Sie dürfen daher auch nur zum Zwecke der Sicherstellung arbeitsrechtlicher Vorschriften erfasst werden.
Betroffene Branchen
Generell betrifft die Zeiterfassungspflicht ab Q4 2022 alle Branchen. Einige wenige Ausnahmen gelten wie bisher auch für besonders herausragende Positionen wie Manager oder Chefärzte.
Entsprechend dem aktuellen Entwurf von Arbeitsminister Heil sind jedoch vor allem die Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz betroffen. Dazu gehören unter anderem:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe,
- Unternehmen der Forstwirtschaft,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
- …. .
Außerdem betrifft die Zeiterfassungspflicht Arbeitgeber:innen
- die als Entleiher:innen Leiharbeitnehmer:innen beschäftigen
- von nach Maßgabe des AEntG (Arbeitnehmerentsendegesetz) entsandten Arbeitnehmer:innen
- von geringfügig Beschäftigten
Pflichten und Bußgelder
Arbeitgeber:innen wird in der Gewerbeordnung (GewO) die Pflicht auferlegt, die elektronisch erfassten und für den Mindestlohn relevanten Arbeitszeiten nach Beendigung des Abrechnungszeitraums bereitzustellen.
Darüber hinaus wird der Ordnungswidrigkeitstatbestand in § 16 Abs. 1 Nr. 17 AÜG erweitert. Verstöße gegen die vorgeschriebene Weise der Aufzeichnung und die Nichtumsetzung bis Oktober 2022 führen dann zu einer Ordnungswidrigkeit und werden mit einem Bußgeld durch die Aufsichtsbehörde geahndet.
Zeiterfassung für Kleinunternehmen
Zwar geht das EuGH-Urteil mit Mehraufwand für Arbeitgeber:innen einher. Ist die Zeiterfassung jedoch einmal eingeführt, bietet sie viele Vorteile:
- Sie sorgt für mehr Transparenz zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in.
- Sie sorgt für Fakten und stärkt das Vertrauen zwischen beiden Parteien.
- Sie sorgt für mehr Fairness auf beiden Seiten.
Arbeitszeiten werden klar dokumentiert. Damit ist nachvollziehbar, wann wo wie viel an Arbeit investiert wurde und Überstunden können einfach ausgeglichen werden.
Gerade für Kleinunternehmer:innen wie dich ist es wichtig zu wissen,
- wie viele Stunden du in ein bestimmtes Projekt oder eine Kundin/ einen Kunden investiert hast,
- wieviel Zeit du davon verrechnen kannst und
- wo du Arbeitsabläufe optimieren kannst.
Die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung für KMU
Für eine optimale Zeiterfassung empfiehlt sich ein mobiles und flexibles Zeiterfassungssystem, mit dem Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeiten orts- und zeitunabhängig selbst erfassen können. Sie erhalten dadurch einen transparenten Überblick über ihre geleisteten Arbeitsstunden und angefallenen Überstunden (auch zu Nachweiszwecken). Ein digitales System sorgt für eine mühelose Einhaltung aller gesetzlichen und sonstigen Vorgaben. Es bildet komplexe und komplizierte gesetzliche, betriebliche und sonstige Anforderungen wie beispielsweise maximale Tages- und Wochenarbeitszeiten, Pausenregelung, die Verwaltung von Mehr- und Überstunden, zeitabhängige Zulagen etc. korrekt ab. So kannst du alles leicht und übersichtlich verwalten. Mit einer modernen Zeiterfassung verringerst du zudem deinen administrativen Aufwand und Mehrkosten. Anstatt mühsam Papierzettel zu digitalisieren oder in Exceltabellen herumzurechnen, ermöglicht sie dir eine schnellere, effizientere und einfachere Abrechnung. Dank eines elektronischen Zeiterfassungssystems hast du alle Arbeitsabläufe und Ressourcen stets im Blick. Denn sie gewährt dir einen tagesaktuellen Überblick über alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und weitere wichtige Kennzahlen. Diese Daten kannst du anschließend in Echtzeit analysieren und auswerten und somit die Planung und Verwaltung deiner Ressourcen und Arbeitsabläufe im Unternehmen optimieren.
Die Auswahl des eines geeigneten Zeiterfassungssystems ist dabei enorm wichtig. Grundsätzlich sollte kleinere Unternehmen unter anderem auf folgende Eigenschaften achten:
- Eine klare Struktur, die schnelles und effizientes Arbeiten ermöglicht.
- Eine einfache Bedienung, die ein schnelles und einfaches Erfassen der Arbeitszeit garantiert.
- Mobile Verfügbarkeit, um eine effiziente Arbeitszeiterfassung unmittelbar und direkt vor Ort sicherzustellen.
- Eine schnelle Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten, um einen wirtschaftlichen Nutzen daraus zu ziehen. Zum Beispiel sollte eine genaue Zeiterfassung dabei helfen, schnell und exakt abzurechnen oder Arbeitsabläufe zu optimieren.
Fazit
Erkundige dich am besten jetzt gleich nach der optimalen Lösung zur Zeiterfassung für dein Unternehmen. Kläre dafür im Vorfeld deinen eigenen Erwartungen an das Zeiterfassungssystem und gleiche diese mit den vorhandenen Lösungen ab. Wenn du ein Zeiterfassungssystem zeitnah einführst, ist dessen Umsetzung bis zum Inkrafttreten des Gesetzes erfolgreich abgeschlossen und dir drohen keine Bußgelder.
