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Was passiert bei einem Fehler auf der Rechnung?

6 Nov, 2020
Comarch ERP XT

Eine fehlerhafte Rechnung ist nicht nur ärgerlich und blamabel, sondern in den meisten Fällen aus umsatzsteuerlichen Gründen auch ziemlich teuer. Und das sowohl für den Rechnungssteller, sprich dein Unternehmen als auch für den Rechnungsempfänger, also deinen Kunden.

Achte daher bei der Durchführung der Fakturierung darauf, dass deine Rechnung alle Pflichtangaben enthält und inhaltlich korrekt ist.

Fehler bei der Fakturierung

Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit unterlaufen Unternehmern häufig Fehler, wie:

  • Fehlende oder falsche Pflichtangaben auf der Rechnung
  • Fehlende oder falsche fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuer falsch ausweisen
  • Steuer unberechtigt ausweisen
  • Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht

Die Folgen einer fehlerhaften Fakturierung

Eine falsche Rechnung gefährdet in erster Linie den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers und hat weiterhin zur Folge, dass du als leistender Unternehmer auf den Steuern sitzen bleibst. Hinzukommt, dass dir aufgrund eines Verstoßes gegen die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen Bußgelder in Höhe von 500€ bis 5.000€ und im äußersten Fall auch Freiheitsstrafen drohen können. Dies hängt jedoch maßgeblich vom Umfang des Fehlers ab. So werden beim Fehlen von Pflichtangaben in den seltensten Fällen Bußgelder verhängt.

Fehlende fortlaufende Rechnungsnummer

Solltest du als Aussteller bei einer deiner Rechnungen die Nummer vergessen oder eine Fehlerhafte angegeben haben, so drohen dir im schlimmsten Fall Steuernachzahlungen. Dieser tritt ein, wenn der Finanzamtsprüfer davon ausgeht, dass Rechnungsnummern entweder lückenhaft oder mehrfach vergeben wurden. Dein Empfänger wiederum kann Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen.

Mithilfe einer fortlaufenden Rechnungsnummer wird garantiert, dass eine vom Unternehmen erstellte Rechnung einmalig und eindeutig identifizierbar ist. So werden beispielsweise Duplikate vermieden. Was hierbei immer wieder für Verwirrung sorgt ist der Terminus ,,fortlaufend‘‘. Denn damit ist keinesfalls eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern, sprich eine aufsteigende Nummerierung mit dem Zähler „+1“, gemeint. Das heißt du kannst dein für dein Rechnungsnummernsystem zum Beispiel das Datum beginnend mit dem Jahr, gefolgt von Monat und Tag nutzen, um dies deiner aktuellen Dokumentnummer voranzustellen. Dies würde wie folgt aussehen: 2020-10-10-0005.

Fehlende Pflichtangaben

Sollten auf einer Faktura wesentliche Angaben fehlen, so führt dies bei einer späteren Betriebsführung zur Streichung des Vorsteuerabzugs.

Zu den am häufigsten beanstandeten Fehlern zählen:

• fehlende Rechnungsnummer oder Steuernummer des Absenders,
• falsche Angabe von Umsatzsteuersatz oder Leistungsdatum und
• falsche oder unvollständige Namens-, Firmen- oder Adressangabe des Empfängers.

Fehlende Pflichtangaben sind eine lästige Fehlerquelle, die sich gut vermeiden lässt, indem man sich beispielsweise eine Checkliste zur Rechnungserstellung zu Hilfe nimmt.

Falscher Steuerausweis

Hier wird zwischen zu hoher oder zu niedriger Berechnung der Umsatzsteuer unterschieden.

1. Zu hohe Umsatzsteuer berechnet

Der leistende Unternehmer muss die zu hoch berechnete Umsatzsteuer, also den Mehrbetrag, in voller Höhe an das Finanzamt abführen (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG). Der Leistungsempfänger hingegen kann die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt nicht geltend machen, da ihm lediglich der Vorsteuerabzug für den minderen Betrag gesetzlich zusteht.

2. Zu niedrige Umsatzsteuer berechnet

Der Rechnungssteller schuldet die gesetzlich vorgeschriebene Umsatzsteuer, sprich den tatsächlichen Steuerbetrag (§ 14c Abs. 9 UstG). Allerdings kann der Rechnungsempfänger auch nur den zu niedrig ausgewiesenen Betrag als Vorsteuerabzug geltend machen.

Unberechtigter Steuerausweis

Sollte eine Unternehmer in einer Rechnung einen Steuerbetrag separat ausweisen, obwohl er dazu nicht berechtigt ist (Scheinrechnung) spricht man von unberechtigtem Steuerausweis. Als Folge dessen schuldet der Unternehmer den ausgewiesenen Betrag, also die eingenommene Umsatzsteuer dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 Satz 1 UStG) und dem Rechnungsempfänger bleibt der Vorsteuerabzug verwehrt. Ähnlich verhält es sich, wenn eine Person als leistender Unternehmer abrechnet, obgleich er kein Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht umsetzt.

Exemplarisch dafür sind:

  • Nichtunternehmer, die mit einer separat ausgewiesenen Umsatzsteuer abrechnen
  • Kleinunternehmer, die eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellen
  • Unternehmer, die Abrechnungen mit einer separat ausgewiesenen Umsatzsteuer für nicht ausgeführte Leistungen ausstellen (Schein- oder Gefälligkeitsrechnung)
  • Unternehmer, die Leistungen in einer Rechnung absichtlich oder irrtümlich falsch deklarieren
  • Unternehmer, die Gegenstände veräußern, welche nicht zum Firmenvermögen gehören.

Für Kleinunternehmer wie dich ist es daher besonders wichtig, die entsprechende Regelung deinen Kunden mitzuteilen. Da du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst und lediglich Nettobeträge in Rechnung stellen darfst, solltest du darauf auch hinweisen. Andernfalls kann es sein, dass der Empfänger der Rechnung gegenüber dem Finanzamt die Vorsteuer geltend macht, obwohl er diese nie bezahlt hat. Als Hinweis auf der Rechnung genügt beispielsweise die Formulierung „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“.

Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht, z. B. aufgrund einer frühzeitigen Vernichtung der Rechnungskopie kann für dich neben steuerlichen Nachteilen eventuell auch ordnungswidrigkeitsrechtliche oder strafrechtliche Sanktionen zur Folge haben.

Da für den Steuerpflichtigen, sprich dich, die Beweislastgrundregel gilt, kannst du dich z. B. beim Fehlen von Rechnungen oder Buchungsbelegen nicht auf deren Inhalt berufen, wenn sie für dich steuerliche Vorteile haben. In diesem Fall wird die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlage anhand von Vergleichszahlen aus der entsprechenden Branche schätzen. Allerdings kann die Steuerlast dadurch deutlich höher für dein Unternehmen ausfallen.

Als Ordnungswidrigkeiten werden etwa ,,Leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO)‘‘ oder ,,Steuergefährdung (§379 AO)‘‘ angesehen. Straftaten, bei denen dir Geldbußen, Geldstrafen oder Freiheitsstrafen drohen können sind u. a. Insolvenzstraftaten (§§ 283 ff. StGB(, Falsche Angaben nach § 399 Akt und Steuerhinterziehung (§ 370 AO).

Per Gesetz ist jeder Gewerbetreibende dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Unterschieden wird hierbei zwischen sechs und zehn Jahren. Dies bedeutet, dass du folgende Unterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahren solltest:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Buchungsbelege,
  • Rechnungen,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen solltest du mindestens 6 Jahre aufbewahren. Dazu gehören:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Berichtigung und Korrektur einer Rechnung

In der Regel hast du als Unternehmer jederzeit die Möglichkeit, eine fehlerhafte Rechnung zu berichtigen bzw. zu korrigieren.

Besonders unkompliziert ist es, wenn du deinen Fehler frühzeitig erkennst. Denn für Rechnungen, die noch nicht bezahlt und verbucht wurden, ist keine Rechnungskorrektur erforderlich. Hier hast du entweder die Möglichkeit, eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer zu erfassen und die alte Rechnung zu beseitigen oder deinem Kunden ein Berichtigungsdokument mit den korrigierten Fehlern zu schicken. Bedenke immer, dass eine Berichtigung nur von dir, also dem Rechnungsaussteller selbst oder einem Dritten, der mit der Erstellung der Rechnung beauftragt war, vorgenommen werden kann. Andernfalls wird die Korrektur vom Finanzamt nicht anerkannt. In einigen Fällen muss die Berichtigung beim Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers beantragt werden. So u. a. bei einem unberechtigten Steuerausweis. Hier gibt es vor der Berichtigung noch Folgendes zu beachten:

Der Aussteller muss die Berichtigung beim Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers unter Angabe des Rechnungsempfängers beantragen.
Der Empfänger darf keine Vorsteuer geltend gemacht haben, ansonsten muss er diese dem Finanzamt zurückerstatten.
Die Umsatzsteuer kann gemindert werden, sofern das Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers sein Einverständnis gegeben hat.

Etwas aufwendiger und komplizierter wird es, wenn deine falsche Rechnung schon abgerechnet und eingebucht wurde. Ist dies der Fall, muss zunächst eine Stornierung der Rechnung erfolgen. Anschließend stellst du deinem Kunden eine neue Rechnung samt neuer Rechnungsnummer aus. Darüber hinaus vermerkst du auf der neuen Rechnung einen deutlich ausgeführten Hinweis auf die fehlerhafte Rechnung mit der alten Rechnungsnummer, um eine eindeutige Zuordnung beider Rechnungen zu ermöglichen.

Auch wenn es in den meisten Fällen möglich ist, Fehler bei Fakturierung durch eine Berichtigung oder Korrektur der Rechnung zu revidieren, so wirkt es wesentlich professioneller, diese von Anfang an zu vermeiden. Daher empfiehlt es sich, mit Rechnungsvorlagen oder bestenfalls sogar mit einer professionellen Rechnungssoftware wie ERP XT zu arbeiten.
Professionelle Rechnungsprogramme verfügen über eine Datenbank, in der alle relevanten Daten deiner Kunden abgespeichert werden und jederzeit verfügbar sind. Unter Einsatz einer Fakturierungssoftware kannst du neben Rechnungsvorlagen auch Zahlungsaufforderungen und Mahnungen erstellen, diese rechtzeitig verschicken und mithilfe der Automatisierung Fehler in den Daten umgehen. Darüber hinaus füllt eine Software zur Rechnungserstellung alle rechtlichen Pflichtangaben automatisch aus und berechnet die Umsatzsteuer anhand der gültigen Steuersätze.

Fazit: Fakturierungsprogramme unterstützen dich effizient beim Schreiben von Rechnungen und ersparen dir nicht nur viel Arbeit, sondern verhindern zum anderen auch (grobe) Flüchtigkeitsfehler, die steuerliche Komplikationen oder gar ordnungswidrigkeitsrechtliche oder strafrechtliche Folgen nach sich ziehen können.

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Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

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