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Wie sieht eine korrekte Rechnung aus?

17 Nov, 2017
Comarch ERP XT

Was Du für das Finanzamt auf der Rechnung haben musst

Eine korrekte Rechnung erspart einem viel Ärger. Ärger mit dem Finanzamt, Nachfragen vom Steuerberater und Diskussionen mit dem Kunden sowie verspätete Bezahlung. Deshalb sollte man von Anfang an darauf achten, dass alle Angaben, die der Gesetzgeber in §14 des Umsatzsteuergesetzes verlangt, auch auf der Rechnung stehen. Das wären:

  • Angabe des vollständigen Namens und der Anschrift deines Unternehmens
  • Angabe des vollständigen Namens und der Anschrift deines Kunden
  • Angabe der Steuernummer bzw. falls vorhanden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die USt-IdNr. brauchst du nur dann, wenn du innerhalb der EU grenzüberschreitend Rechnungen ausstellst.
  • Angabe des Ausstellungsdatums der Rechnung
  • Angabe einer eindeutigen fortlaufenden Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben werden darf
  • Angabe der gelieferten Artikel bzw. der Leistung (Menge, Art und Umfang)
  • Angabe des genauen Lieferzeitpunktes bzw. Zeitpunktangabe über deine erbrachte Leistung
  • Angabe des nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselten Entgeltes sowie im Voraus vereinbarter Minderungen (Skonti, Boni oder Rabatte) des Entgelts
  • Angabe des Steuersatzes sowie des auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrages oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Angabe des Hinweises ,,Gutschrift‘‘ wenn die Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger erfolgt
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
  • Hinweis auf Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren)

Bist du ein Kleinunternehmer auf den die Kleinunternehmerregelung bezüglich der Umsatzsteuer zutrifft? Falls dies der Fall ist, so besteht für dich die Möglichkeit nach §19 des UStG eine Rechnung ohne Umsatzsteuerausweisung auszustellen. Somit entspricht die Bruttosumme der Nettosumme. Wichtig ist die folgende Angabe auf der Rechnung: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Eine Auflistung aller Pflichtangaben kannst du dir hier als Merkblatt zum ausdrucken herunterladen.

Zusätzlich zu den eben genannten Pflichtabgaben, empfiehlt es sich, der Faktura einige weitere freiwillige Angaben hinzuzufügen. Nicht vorgeschrieben, aber dennoch äußerst sinnvoll und hilfreich sind folgende Informationen:

  • Angabe von Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse, zur schnellen Klärung von Rückfragen
  • Angabe der Bankverbindung (IBAN, BIC/Swift), damit der Kunde weiß wohin er das Geld überweisen muss
  • Angabe des Zahlungsziels z.B. 30 Tage, Zahlung innerhalb von 5 Tagen mit 3% Skonto, andernfalls sind Rechnungen sofort fällig
  • Angabe von Bestellzeichen und Bestelldatum
  • Angabe von Sondervereinbarungen wie z.B. Vorauszahlung, Anzahlung, Ratenzahlung

Moderne Rechnungssoftware, wie ERP XT von Comarch hilft dir dabei, korrekte Rechnungen schnell und einfach zu erstellen, indem sie alle rechtlichen Pflichtangaben automatisch ausfüllt. Darüber hinaus ist es nicht notwendig jedes Mal alle Daten einzutragen und abzugleichen, da beispielsweise die Absenderadresse oder die Kundenanschrift und die entsprechenden Artikelbezeichnungen automatisch aus den hinterlegten Stammdaten in das neue Dokument übernommen werden. Damit stellst du einerseits sicher, dass deine Rechnung den gesetzlichen Erfordernissen entspricht und andererseits vermeidest du Fehler beim Schreiben von Rechnungen.

Und auch wenn es nicht vorgeschrieben ist, eine Rechnung mit dem Wort „RECHNUNG“ zu überschreiben, empfiehlt es sich trotzdem. Denn dies macht es der Buchhaltung des Kunden einfacher.

In diesem Sinne wünschen wir dir viel Spaß beim Rechnungen schreiben!

Comarch ERP XT

Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

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