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Kostenvoranschlag schreiben: Das sollten Unternehmen beachten!

7 Dec, 2021
Comarch ERP XT

Unternehmen aus der Baubranche, aus dem Technikbereich oder der Versicherungsbranche werden es kennen: Potenzielle Kunden wünschen sich Kostenvoranschläge!

Ein Kostenvoranschlag zeigt auf, welch zeitlicher und finanzieller Aufwand voraussichtlich für die Durchführung eines Auftrags benötigt wird. Es handelt sich dabei nicht um eine exakte Kalkulation, sondern um eine überschlagsmäßige und unverbindliche Schätzung. Auf dieser Grundlage wägen potenzielle Auftraggeber die anfallenden Kosten ab und vergleichen diverse Angebote. Der Kostenvoranschlag dient ihnen damit als Orientierungshilfe. Aber auch Dienstleister können von einem Kostenvoranschlag profitieren. Da er die Eckpunkte der Geschäftsbeziehung enthält, dient er als einwandfreie Vertragsgrundlage. Dies gibt Unternehmen die nötige rechtliche Sicherheit.

Was müssen Unternehmen beim Kostenvoranschlag schreiben beachten?

Mehraufwand und Vergütung

Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist meist mit einem zeit- und arbeitsintensiven Mehraufwand verbunden. Nicht selten möchten Unternehmen sich diesen Aufwand daher auch vergüten lassen. Das ist allerdings nicht ohne Weiteres möglich. Denn laut BGB ist ein Kostenanschlag „im Zweifel nicht zu vergüten‘‘.

Was das bedeutet: Aus juristischer Sicht kommt es auf den konkreten Einzelfall an und bedarf zudem einer gesonderten Vereinbarung. Das heißt, du musst eine Vergütung mit deinem Kunden/deiner Kundin aushandeln und vertraglich festhalten. Es reicht nicht aus, lediglich auf deine AGB zu verweisen, die eine Regelung zur Vergütungspflicht von Kostenvoranschlägen enthalten.

Doch es gibt gewisse Ausnahmen: Ist die Vergütung des Kostenvoranschlags branchenüblich, besteht der Vergütungsanspruch auch ohne ausdrückliche Vereinbarung. Dies trifft beispielsweise bei Reparaturen im Elektrobereich oder Kfz-Wesen zu.

Marktübliche Pauschalen sind 15 bis 30 Euro oder 10 Prozent des Auftragswerts.

Deine Kundschaft könnte jedoch von einer Gebühr abgeschreckt sein. Denn viele sehen den Kostenvoranschlag gern als selbstverständliche Basisdienstleistung. Die Erhebung einer Gebühr kann dir jedoch eine gewisse Sicherheit gegenüber Betrugsmaschen geben: Nämlich wenn es sich um vermeintliche Interessenten handelt, die gar nicht vorhaben, bei dir eine Dienstleistung in Auftrag zu geben. Diese werden den Kostenbeitrag eher nicht hinnehmen.

Seriöse Interessenten möchtest du hingegen nicht verschrecken: Weise sie daher vorab darauf hin, dass es sich bei der Forderung nach Vergütung um eine sogenannte ,,Schutzgebühr‘‘ handelt. Sobald der Auftrag erteilt ist, wird die Gebühr zurückerstattet bzw. mit dem Auftragswert verrechnet. Eine mögliche Formulierung könnte sein ,,Kostenvoranschläge sind entgeltlich. Ein für den Kostenvoranschlag bezahltes Entgelt wird gutgeschrieben, wenn aufgrund dieses Kostenvoranschlages ein Auftrag erteilt wird“.

Gültigkeitszeitraum

Grundsätzlich gibt es keine allgemeine Regelung, was die Gültigkeitsdauer eines Kostenvoranschlags angeht. Nichtsdestotrotz empfiehlt es sich, eine konkrete Frist festzulegen. Damit umgehst du etwaige Konflikte bezüglich der Preise, wenn der Kunde den Auftrag erst einige Monate später erteilt und die Kosten indes gestiegen sind. Denke daran, auch nicht finanzielle Faktoren bei der Fristsetzung einzukalkulieren. Das umfasst saisonale Unterschiede oder Engpässe in den Lieferketten an den Feiertagen. Experten raten dazu, den Zeitraum möglichst kurz, d. h. maximal sechs Wochen zu wählen.

Verbindlichkeit

Anders als konkrete Angebote mit Festpreisen sind Kostenvoranschläge in der Regel unverbindlich. Die tatsächlichen Kosten können aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse (z. B. Verzögerung von Lieferungen oder Preissteigerungen) daher höher als erwartet ausfallen. In diesem Fall ist es zulässig, dass die veranschlagten Kosten bis zu einer gewissen Grenze überschritten werden. Das Unternehmen übernimmt in diesen Fällen keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben im Kostenvoranschlag.

Da dieser Aspekt nicht jedem Kunden bewusst ist, sollten Unternehmen explizit darauf hinweisen. Dies sorgt für gegenseitiges Vertrauen und bewahrt Unternehmen vor späteren Konflikten. Dafür reicht bereits ein entsprechender Satz wie ,,Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich‘‘. Oder UnternehmerInnen beschränken sich in der Kostenübersicht auf Circa-Angaben.

Konsequenzen von Überschreitungen

Sei dir bewusst, dass Abweichungen in einem Kostenvoranschlag grundsätzlich möglich oder sogar wahrscheinlich sind. Überschreitungen von bis zu 10 Prozent muss deine Kundschaft in aller Regel sogar akzeptieren. Aber bereits bei einer Abweichung von 15 bis 20 Prozent handelt es sich um eine erhebliche Kostenüberschreitung. In diesem Fall musst du die auftraggebende Person sofort über die Veränderung informieren und ihr die Möglichkeit geben, von ihrem außerordentlichen Kündigungsrecht Gebrauch zu machen, sodass sie vom Vertrag zurücktreten kann.

Es kann sogar sein, dass du nur einen Teil deiner Vergütung entsprechend den bereits geleisteten Arbeiten zuzüglich der nicht darin enthaltenen Auslagen verlangen darfst. Nämlich dann, wenn du

  • deine Informationspflicht missachtest hast,
  • den Kostenvoranschlag absichtlich zu tief angesetzt hast oder
  • die Mehrkosten vermeidbar gewesen wären.

Versuche daher möglichst genaue und vor allem realistische Angebote zu schreiben. So schützt du dich und vor allem deine potenziellen Kunden vor unschönen Überraschungen.

Was gehört in einen Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvorschlag sollte eine detaillierte Aufstellung aller entstehenden Kosten inklusive Berechnungsgrundlage enthalten. Ziel ist es, eine nach Möglichkeit realistische Schätzung abzugeben, die übersichtlich, vollständig und fehlerfrei ist. Plane daher ausreichend Zeit und Sorgfalt für die Auflistung ein.

Folgende Pflichtangaben muss der Kostenvoranschlag enthalten:

  • Art und Umfang der Arbeiten
  • Arbeitszeit
  • Arbeitskosten (Verdienst der Arbeitskräfte)
  • Benötigtes Material und entsprechende Materialkosten
  • Etwaige Spesen, Lieferkosten, sonstige Kosten
  • Gültigkeitszeitraum des Kostenvoranschlags
  • Endpreis

Abhängig von der Dienstleistung und dem Arbeitsaufwand ist es sinnvoll, deiner Kundschaft weitere Optionen oder optionale Services anzubieten, um die der Kostenvoranschlag erweitert oder reduziert werden kann. So wie es bei Versicherungspaketen häufig der Fall ist. Deiner Klientel ist es somit möglich, den Auftrag und die dazugehörigen Kosten flexibel an die Bedürfnisse und das Budget anzupassen. Das kann dir wiederum einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.

Für ein seriöses und individuelles Erscheinungsbild dürfen dein Firmenname, dein Logo und deine Kontaktdaten nicht auf dem Kostenvoranschlag fehlen.

Es ist ratsam, für alle veranschlagten Beträge die Umsatzsteuer einschließlich Umsatzsteuersatz auszuweisen und auszurechnen. Jegliche Preise im Kostenvoranschlag werden dementsprechend nach netto, brutto und Steuer aufgeschlüsselt. Damit dies aber nicht zu Missverständnissen führt und womöglich zum Vorsteuerabzug verleitet, ist ein entsprechender Hinweis am Ende des Dokuments hilfreich: ,,Da es sich um einen Kostenvoranschlag für eine noch zu erbringende Leistung handelt, darf die veranschlagten Summen nicht von der Vorsteuer abgezogen werden.‘‘

Welche Formen des Kostenanschlags gibt es?

Im Wesentlichen gibt es den Kostenvoranschlag in zwei Varianten:

  • einfach und unverbindlich oder
  • verbindlich und garantiert.

Der unverbindliche Kostenvoranschlag

Der unverbindliche Kostenvoranschlag ist die am weitesten verbreitete Variante. Er beruht auf einer Schätzung, wie hoch die Kosten für die geplanten Arbeiten ungefähr sein werden und dient deiner privaten oder gewerblichen Klientel als Informationsgrundlage. Da es sich hierbei um einen Richtwert handelt, darf dieser entsprechend überschritten werden.

Für professionelle Unternehmen ist es jedoch enorm wichtig, dass die tatsächlichen Kosten so gering wie möglich von den im Voranschlag genannten abweichen. Denn im schlimmsten Fall kann eine erhebliche Überschreitung eine außerordentliche Kündigung nach sich ziehen.

Unvorhersehbare Zwischenfälle sind allerdings keine Seltenheit. Kann ein veranschlagter Betrag daher nicht eingehalten werden, ist es wichtig, die auftraggebende Person frühzeitig zu kontaktieren und zu informieren.

Der verbindliche Kostenvoranschlag

Der verbindliche Kostenanschlag, auch Festpreisvereinbarung genannt, ist eher eine Ausnahme. Bei dieser Variante verpflichtet sich das Unternehmen, den Auftrag zu der im Kostenvoranschlag genannten Summe zu erfüllen. Damit wird Auftraggebenden ein exakter Preis garantiert. Auch wenn die Kosten wider Erwarten höher sind, ist eine Mehrforderung somit ausgeschlossen.

Ausnahmen bestätigen jedoch die Regel und so gibt es Unternehmen, die diese Verbindlichkeit als Alleinstellungsmerkmal und Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz nutzen. Denn für die Verbraucher/innen bringt der verbindliche Kostenvoranschlag einige Vorteile mit sich: So können sie ihr Budget bestmöglich einplanen, da sie nicht von unvorhergesehenen Kostenüberschreitungen überrascht werden.

Eine Festpreisvereinbarung wird beispielsweise im Zusammenhang mit klassischen Renovierungs- oder Sanierungsarbeiten verwendet.

Ein verbindliches Angebot sollte immer nur für eine bestimmte Dauer Gültigkeit besitzen. Formuliere im Kostenvoranschlag einen eindeutigen Hinweis wie ,,Bis zu diesem Termin gilt der Preis‘‘. Wenn der/die Kunde/Kundin dich erst später beauftragt, kann es für ihn/sie gegebenenfalls teurer werden.

Exkurs: Kostenvoranschlag vs. Angebot

Oftmals synonym verwendet sind Kostenvoranschlag und Angebot sind nicht das Gleiche!

Angebote sind immer rechtlich bindend. Nimmt ein Kunde bzw. eine Kundin also das Angebot an, bist du verpflichtet, es zu erfüllen. Und nicht nur das: Du musst das angenommene Angebot zu den vereinbarten Konditionen umsetzen. Das heißt, du darfst die angeführten Kosten nicht überschreiten.

Kostenvoranschläge sind lediglich eine Schätzung. Die auftraggebende Person kann den Kostenanschlag daher zwar per Unterschrift annehmen, der zustande kommende Vertrag ist aber in jedem Fall rechtlich unverbindlich. Es sei denn, es wurde etwas anderes vereinbart. Zudem sind Überschreitungen von ca. 10 bis 15 Prozent akzeptabel. Höhere Abweichungen musst du deinem Kunden oder deine Kundin jedoch mitteilen.Während Angebote nicht vergütet werden, kann dies bei Kostenvoranschlägen anders sein. So erstellen manche Branchen diese nur gegen Bezahlung. Wenn das bei dir der Fall ist, musst du es vorab kommunizieren.Hier noch einmal die wichtigen Unterschiede im Überblick:

Du möchtest Zeit und Aufwand sparen? Dann haben wir hier eine professionelle Word– und Excel-Vorlage zum kostenlosen Download für dich.

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Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

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