Wissenswertes zur Fakturierung

31.01.2017

Das Wort Fakturierung beschreibt nichts anderes, als wenn ein Unternehmen einem Kunden eine Rechnung, die Faktura bzw. Ausgangsrechnung, ausstellt. Diese Art der Rechnungslegung kann entweder vor der Leistungserbringung (Vorfakturierung) oder danach (Nachfakturierung) erfolgen. Als Leistungserbringung kann dabei unter Umständen auch schon die Zusammenstellung der zu versendenden Produkte oder die Planung der zu erbringenden Dienstleistung verstanden werden. In den meisten Fällen wird die Rechnung mit oder nach der Lieferung bzw. Durchführung der Sache übersendet. Die Ausgangsrechnung ist immer auch Bestandteil der gesamten Buchhaltung eines Unternehmens und wird neben ihrer Dokumentation im Rechnungsausgang auch in der Bilanz erfasst als Forderung bzw. Schuldner aus Lieferungen und Leistungen. Doch was gehört auf eine Rechnung? Welche Angaben sind Pflicht, und welche Kür? Eine rechtsgültige Rechnung muss folgenden Inhalt aufweisen:

 

  • Kennzeichnung als „Rechnung“
  • Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer (vom Finanzamt erteilt) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt) des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Kundenummer eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Bezeichnung und Beschreibung der erbrachten oder zu erbringenden Leistung: Menge, Art und Umfang
  • Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung
  • gefordertes Entgelt aufgeschlüsselt nach anzuwendenden Bemessungsgrundlagen, Steuersätzen, Steuerbeträgen und Steuerbefreiungen sowie noch nicht bereits berücksichtigte Entgelt-Minderungen

 

Diese Angaben sind ein Muss. Für Kleinunternehmer besteht die Möglichkeit, bei geringen Umsätzen keine Umsatzsteuer auszuweisen und demzufolge auch keine Vorsteuer abzuführen. Die Inanspruchnahme dieser Kleinunternehmerregelung muss auf ausgestellten Rechnungen allerdings durch einen Hinweis kenntlich gemacht werden. Dazu kommen noch weitere Sonderfälle wie Anzahlungen, der Leistungsempfänger als Steuerschuldner, Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro sowie Grundstücks-, Bau und Reiseleistungen, in- und ausländische Leistungserbringung, Gutschriften und Differenzbesteuerung. Für Unternehmer beträgt die Aufbewahrungsfrist für Eingangs- und Ausgangsrechnung 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Weitere Informationen dazu bieten Ihnen z. B. die Industrie- und Handelskammern sowie Steuer- und Unternehmensberater.

 

Neben den Pflichtangaben haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Rechnungen individueller zu gestalten bzw. mit der Rechnung auch für andere Produkte und Angebote zu werben. Sprechen Sie Ihre Kunden doch mit einer freundlich gestalteten Anrede an und bedanken sich für den Auftrag. Die Abschlussgrußformel sollte natürlich genauso freundlich geschrieben sein und kann auch eine Bitte um Weiterempfehlung bei Zufriedenheit beinhalten. Ein Kunde der sich wertgeschätzt und gut betreut fühlt, ist ein zufriedener Kunde. Vor allem aber sollten Sie Ihrer Rechnung auch ein Zahlungsziel hinzufügen und damit Ihre Liquidität sichern. Des Weiteren steht es Ihnen frei, mithilfe der Rechnung dezent auf interessante aktuelle Angebote hinzuweisen. Optisch können Sie Ihre Rechnung noch durch Ihr Firmenlogo sowie weitere graphische Details aufpolieren. Aber Vorsicht, übertreiben Sie es nicht, die Übersichtlichkeit muss gewahrt werden. Weniger ist in diesem Fall mehr.

Comarch ERP XT

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