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Frau arbeitet am Laptop

Einfach erklärt: die korrekte Rechnungsnummer

9 Nov, 2017
Comarch ERP XT
Die Rechnungsnummer ist eine Kennung aus Zahlen und/oder Buchstaben, die von Unternehmen vergeben wird, um eine eindeutige Identifikation der Ausgangsrechnungen zu gewährleisten. Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes besagt, dass es sich bei der Rechnungsnummer um eine Pflichtangabe des ausstellenden Unternehmens handelt.

Der Zweck einer Rechnungsnummer

De facto ist sie hauptsächlich für das Finanzamt von Bedeutung, da mit ihrer Hilfe die Ordnungsmäßigkeit der ausgestellten Ausgangsrechnungen eindeutig festgestellt werden kann. Diese spezifische Zuordnung ermöglicht es dem Finanzamt, die ordnungsgemäße Führung deiner Buchhaltung sowie deiner Kunden zu kontrollieren. Da du verpflichtet bist, für jede generierte Rechnung die darauf erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen, gilt eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer als wichtiger Anhaltspunkt dafür, dass du diese Pflicht auch erfüllt hast. Denn die Nummer bildet deine Umsätze in einer geordneten nachvollziehbaren Systematik ab. Darüber hinaus beanspruchen deine Geschäftskunden die an dich gezahlte Umsatzsteuer in der ausgestellten Rechnung als Vorsteuer vom Finanzamt. Dies wiederum bedeutet, dass deine Rechnungsnummer ein elementarer Beleg für deine Partner ist, um ihre Berechtigung zum Vorsteuerabzug nachzuweisen.

Du musst nicht bei null anfangen

Bei der Vergabe von Rechnungsnummern gibt es zwar eine Reihe von Freiheiten, aber es gilt auch einige wichtige Vorgaben zu beachten. Die Vorgaben definiert das Umsatzsteuergesetz in § 14, Absatz 4, Punkt 4 wie folgt: „…eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“. (Quelle: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz)
Die Betonung liegt hier auf dem Wort einmalig. Es besagt lediglich, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf. Denn was viele nicht wissen, ist, dass die Rechnungsnummer nicht zwingend fortlaufend sein muss. Dies hat das Finanzministerium am 1. Oktober 2010 in einem Anwendungserlass) präzisiert. Dort steht u. a. geschrieben: ,,Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. ‘‘ Dennoch sieht das Finanzamt Lücken bei den Rechnungsnummern nicht so gerne. Und fragt häufig nach, ob hier Rechnungen gelöscht wurden.

Wo fange ich an?

Gerade nach einer Firmenneugründung oder dem Eintritt in die Selbstständigkeit möchten viele nicht, dass die neuen Kunden aus der Rechnungsnummer ersehen können, dass man erst drei oder vier Aufträge erhalten, bearbeitet und abgerechnet hat. Aber keine Sorge, du musst nicht bei null respektive eins anfangen, sondern kannst bei der ersten Rechnung auch die Zahl 176, 099 oder was immer du möchtest wählen. Danach geht es mit plus 1 weiter.

Die richtige Software schafft Abhilfe

Rechnungsprogramme wie ERP XT von Comarch nehmen dir viel Arbeit ab, indem sie jede Rechnungsnummer automatisch nur einmal vergeben und dauerhaft archivieren. Selbst wenn die Rechnung aus welchen Gründen auch immer storniert werden sollte, bleibt sie im System erhalten.

Comarch ERP XT

Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

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