Der Zweck einer Rechnungsnummer
De facto ist sie hauptsächlich für das Finanzamt von Bedeutung, da mit ihrer Hilfe die Ordnungsmäßigkeit der ausgestellten Ausgangsrechnungen eindeutig festgestellt werden kann. Diese spezifische Zuordnung ermöglicht es dem Finanzamt, die ordnungsgemäße Führung deiner Buchhaltung sowie deiner Kunden zu kontrollieren. Da du verpflichtet bist, für jede generierte Rechnung die darauf erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen, gilt eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer als wichtiger Anhaltspunkt dafür, dass du diese Pflicht auch erfüllt hast. Denn die Nummer bildet deine Umsätze in einer geordneten nachvollziehbaren Systematik ab. Darüber hinaus beanspruchen deine Geschäftskunden die an dich gezahlte Umsatzsteuer in der ausgestellten Rechnung als Vorsteuer vom Finanzamt. Dies wiederum bedeutet, dass deine Rechnungsnummer ein elementarer Beleg für deine Partner ist, um ihre Berechtigung zum Vorsteuerabzug nachzuweisen.Du musst nicht bei null anfangen
Bei der Vergabe von Rechnungsnummern gibt es zwar eine Reihe von Freiheiten, aber es gilt auch einige wichtige Vorgaben zu beachten. Die Vorgaben definiert das Umsatzsteuergesetz in § 14, Absatz 4, Punkt 4 wie folgt: „…eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“. (Quelle: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz)Die Betonung liegt hier auf dem Wort einmalig. Es besagt lediglich, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf. Denn was viele nicht wissen, ist, dass die Rechnungsnummer nicht zwingend fortlaufend sein muss. Dies hat das Finanzministerium am 1. Oktober 2010 in einem Anwendungserlass) präzisiert. Dort steht u. a. geschrieben: ,,Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. ‘‘ Dennoch sieht das Finanzamt Lücken bei den Rechnungsnummern nicht so gerne. Und fragt häufig nach, ob hier Rechnungen gelöscht wurden.
