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Zeit- und Selbstmanagement: 8 effektive Strategien

3 Mar, 2022
Comarch ERP XT

Hast du nach einem 8 Stunden anstrengendem Arbeitstag regelmäßig das Gefühl, kaum vorangekommen zu sein? Du warst zwar durchaus produktiv, aber die wirklich wichtigen Aufgaben sind trotzdem nicht erledigt. Dir bleibt daher nichts anderes übrig, als Überstunden einzulegen und deine wertvolle Freizeit zu opfern.

Das muss aber nicht sein! Denn die Ursache liegt oft weder an mangelndem Fleiß noch an Motivationsmangel. Vielmehr kann fehlendes oder falsches Selbstmanagement dazu führen, dass du dich z. B. in Kleinigkeiten verzettelst.

Was bedeutet Zeit- bzw. Selbstmanagement?

Selbstmanagement dient dazu, deine Arbeitsweise so zu organisieren, dass du deine verfügbare Zeit möglichst effizient zur Erledigung deiner Aufgaben einsetzt. Dies gelingt dir mithilfe verschiedener Techniken und Methoden, die dein Zeitmanagement, deine Selbstorganisation und somit deine Produktivität verbessern.

Wichtig dabei ist, die richtige Methode für dein personalisiertes Zeit- bzw. Selbstmanagement zu finden. Denn so individuell wie deine Persönlichkeit ist, so individuell ist auch deine Arbeitsweise. Und auch die Tätigkeit hat Einfluss darauf, welche Methode sich am besten eignet. Du musst also entscheiden, welches für dich die wirksamste Zeit- bzw. Selbstmanagement-Methode (oder eine Kombination mehrerer Methoden) ist.

Wir stellen dir 8 erfolgversprechende Zeit- und Selbstmanagement-Methoden vor. Nimm dir Zeit, um alle Strategien auszuprobieren und die Richtige(n) für dich zu finden.

Im ersten Teil stellen wir die folgenden Methoden vor:

1. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik gilt als eine der einfachsten und effektivsten Zeitmanagement-Methoden. Sie wurde in den späten 80er-Jahren vom Italiener Francesco Cirillo erfunden. Der damalige Student kämpfte mit Zeitmanagement- und Produktivitätsproblemen. Um die Konzentration zu steigern, teilte er seine Lernzeit daher in kurze Einheiten ein. Für seine ersten Versuche verwendete er eine Küchenuhr in Form einer Tomate (auf Italienisch pomodoro). Nach mehreren Versuchen und Optimierungen entwickelte er schließlich die Pomodoro-Technik.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Bei dieser Technik wechseln sich Arbeits- und Pausenphasen in festen Intervallen ab. Auf eine 25-minütige konzentrierte Arbeitseinheit – ein pomodoro – folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier Pomodori wird schließlich eine lange Pause eingelegt. Der regelmäßige Wechsel von Konzentration und Entspannung hilft dir dabei fokussierter und produktiver zu arbeiten.

Wie wendest du die Pomodoro-Technik an?

Für einen Pomodoro-Zyklus gehst du folgende 6 Schritte durch:

1. Wähle eine Aufgabe, die du erledigen möchtest

Notiere dir diese Aufgabe möglichst konkret. Schlüssel sie wenn nötig in Teilaufgaben auf.

2. Stelle einen Wecker auf 25 Minuten

Nimm dir vor, die nächsten 25 Minuten ausschließlich für eine (Teil)Aufgabe aufzuwenden und dich nicht unterbrechen zu lassen.

3. Arbeite an einer (Teil)Aufgabe, bis der Wecker klingelt

Vertiefe dich für die nächsten 25 Minuten in deine (Teil)Aufgabe. Wenn du plötzlich merkst, dass du noch etwas anderes erledigen musst, notiere es dir auf einem Blatt Papier.

4. Wenn der Wecker klingelt, hake die erledigte (Teil)Aufgabe ab

Du hast ein ganzes, unterbrechungsfreies Pomodoro für eine (Teil)Aufgabe aufgewendet und kannst sie von deiner Liste streichen.

5. Lege eine kurze Pause ein

Nimm eine Pause von 5 Minuten. Nutze die Pause zum Meditieren, Kaffee holen oder für etwas anderes Entspannendes. Hauptsache, es ist nichts Berufliches! Dein Gehirn wird es dir später danken.

6. Lege nach 4 Pomodori eine längere Pause ein

Sobald du vier Pomodori abgeschlossen hast, kannst du eine längere Pause von 30 Minuten machen. Nutze die Zeit für einen kurzen Spaziergang oder um etwas zu essen. Dein Gehirn wird diese Pause nutzen, um neue Informationen aufzunehmen und sich vor der nächsten Runde Pomodori auszuruhen.

Anwendungstipps

Aufgaben notieren und priorisieren

Verschaffe dir einen kurzen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und notiere alle offenen Aufgaben auf eine To-do-Liste. Priorisiere die Aufgaben: Was muss als Erstes erledigt werden und was hat Zeit? Hierbei kann dir beispielsweise das Eisenhower-Prinzip helfen.

Zeitaufwand schätzen

Schätze grob, wie viel Zeit du für jede Aufgabe ungefähr benötigst. Der Zeitbedarf ist für 25-minütige Arbeitseinheiten kalkuliert. Größere Aufgaben musst du daher, wenn möglich in Teilaufgaben untergliedern. Die Aufgabe „Steuererklärung machen“ kannst du zum Beispiel in 3 Pomodori aufteilen:

  • „Belege suchen“ (Pomodoro 1)
  • „Belege sortieren“ (Pomodoro 2) und
  • „Formular ausfüllen“ (Pomodoro 3).

Zeitbudget ermitteln

Kalkuliere, wie viele Pomodoro-Intervalle du an einem Tag absolvieren kanns und trage sie optimalerweise auch gleich in deinen Kalender ein! Dies machst du am besten schon am Vorabend oder morgens gleich als Erstes.

Aufgaben planen

Weise deine Aufgaben von der To-do-Liste einem Pomodoro-Slot im Kalender zu.

Konzentriert bleiben

Damit die Pomodoro-Technik funktioniert, ist es wichtig, während der Arbeitsphasen wirklich konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Unterbrechungen müssen auf ein Minimum reduziert bzw. vermieden werden.

Pausen einhalten

Sie dienen der Erholung und sind nötig, um geistig länger frisch zu bleiben. Es entspricht nicht der Pomodoro-Technik zwischen zwei Pomodori kurz einen Kunden anrufen oder mit einem Kollegen über das aktuelle Projekt sprechen.

2. Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

Das Pareto-Prinzip, auch als Pareto-Effekt oder 80-20-Regel bezeichnet, ist nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt. Pareto führte Anfang des 20. Jahrhunderts einige Untersuchungen zur Verteilung des Volksvermögens in Italien durch. Dabei entdecke er ein statistisches Ungleichgewicht: Ein Fünftel, also 20 Prozent der italienischen Staatsbürger:innen, verfügten über rund 80 Prozent des Vermögens. Daraus schlussfolgerte Pareto, dass sich Banken hauptsächlich auf die wohlhabenden 20 Prozent der Italiener:innen konzentrieren sollten. Denn so könnten sie effizienter sein und mehr Profit machen und sie würden lediglich ein Fünftel ihrer Zeit aufwenden, um 80 Prozent der Bevölkerung zu betreuen.

Das Pareto-Prinzip verdeutlicht also die Ungleichverteilung und fehlende Balance zwischen Aufwand und Ertrag.

Hier einige Beispiele dafür:

  • Vertrieb: 20 % deiner Produkte oder Kund:innen erzielen 80 % des Umsatzes.
  • Personal: 20 % deiner Mitarbeiter:innen erzielen 80 % der gewünschten Ergebnisse.
  • Zeitmanagement: Mit 20 % des Arbeitseinsatzes lassen sich 80 % der Aufgaben erledigen.

Wie funktioniert das Pareto-Prinzip?

Diese Methode soll dir helfen, mit einem möglichst geringen Aufwand (20 %) einen großen Erfolg (80 %) zu erzielen.

Häufig wird viel Zeit in Aufgaben investiert, die eine nur geringe Priorität haben. Daraus lässt sich ableiten, dass lediglich einige wenige Tätigkeiten wirklich wichtig sind, um erfolgreich zu sein. Und genau diese solltest du nie aus dem Blick verlieren. Wenn du dir bewusst machst, welche Arbeitsleistung für den Großteil des Ertrages sorgt, kannst du einzelne Aufgaben besser priorisieren und somit effizienter und zielgerichteter arbeiten. Dabei wirst du auch erkennen, welche Arbeiten unwichtig sind und eventuell eliminiert werden können. Das ist vor allem in Arbeitsbereichen mit strikten Deadlines hilfreich. Das Pareto-Prinzip hilft dir dabei, den Arbeitsaufwand richtig zu fokussieren, um relevante Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu erledigen.

Wie wendest du das Pareto-Prinzip an?

1. Erkenne, was dein Unternehmen voranbringt

Finde zunächst heraus, welches der bedeutendste Bereich ist, der dich deinem Ziel näher bringt, z. B. Vertrieb. Identifiziere in diesem Bereich das wichtigste Detail, dass den Anstoß gibt und alle nachfolgenden Schritte vereinfacht: Was benötigt meine Zielgruppe? Worin bin ich richtig gut? Das hilft dir, weder Zeit noch Fokus zu verlieren.

2. Identifiziere deine 80/20-Prioritäten

Leite aus dieser wichtigen Herausforderung konkrete Aufgaben ab, die dich und dein Team ans Ziel bringen. Das können einmalige Aufgaben (Präsentation), aber auch wiederkehrende Aufgaben (Rechnungen schreiben) sein.
Wichtig dabei ist, dass du dir die Aufgaben zur Routine machst. So stellst du sicher, dass sie nicht vernachlässigt werden. Sie erledigen sich quasi automatisch und du musst noch nicht einmal darüber nachdenken. Diese Aufgaben, die in 20 % der Zeit erledigt werden können und zu 80 % zum Ergebnis beitragen, sind nun deine Prioritäten.

3. Finde deinen 80/20-Weg

Lege deinen Fokus auf die Ergebnisse, die du erzielen möchtest. Finde für dich den einfachsten Weg, um diese Ergebnisse mit dem geringsten Aufwand und zugleich der größten Begeisterung zu erreichen.

4. Beginne mit den 20 %

Starte sofort mit den 20 %-Aufgaben, die zu 80 % deiner Erfolge führen werden. Indem du dich gleich zu Beginn auf priorisierte To-dos fokussierst, kommst du schneller voran und erzielst unmittelbar Erfolge.
Arbeite daran ohne dich ablenken zu lassen und komme nicht in Versuchung, Tätigkeiten zu erledigen, die dich 80 % deiner Zeit kosten und nur 20 % der Ergebnisse erreichen. Denn diese übrigen 80 % Prozent sind unwichtig und können auch später erledigt werden.

5. Reflektiere in regelmäßigen Abständen

Nimm dir wöchentlich oder mindestens einmal im Monat die Zeit, um allein und auch im Team darüber nachzudenken,

  • was dich und das Team vorangebracht hat
  • wann und wo ihr nicht weitergekommen seid und warum
  • wo sich der Aufwand gelohnt bzw. nicht gelohnt hat.

Aus diesen Überlegungen kannst du hilfreiche (Rück)Schlüsse für das weitere Vorgehen ziehen.

Anwendungstipps

Relevante Aufgaben identifizieren

Entscheidend ist, dass du herausfindest, welche Aufgaben dich deinem Ziel näher bringen. Mache dir bewusst, was genau du erreichen willst und schau dir die einzelnen Teilaufgaben genau an. Oftmals erkennst du bereits auf den ersten Blick, was wirklich wichtig ist und zum Ergebnis beiträgt. Oder aber, welche Aufgaben viel Zeit kosten und wenig zusätzlichen Nutzen bringen.
Du kannst dir zum Beispiel eine Not-To-do-Liste für alle Aufgaben anlegen, die unwichtig sind und nicht erledigt werden sollten. Die Liste hilft dir, Achtsamkeit für die Arbeiten zu schaffen, die dich von den wichtigen 20 Prozent ablenken.

Arbeitseinsatz konzentrieren

Ein häufiger Fehler ist es, mehrere akute Aufgaben auf einmal bewältigen zu wollen. Denn dadurch schaffst du von jeder Aufgabe nur ein bisschen. Mit dem Pareto-Prinzip gehst du deine Arbeit jedoch gänzlich anders an: Du konzentrierst deinen Aufwand auf eine Arbeit, anstatt alles auf einmal zu erledigen. Dadurch kommst du wesentlich besser voran.

Begrenzte Ressourcen akzeptieren

Gelegentlich musst du akzeptieren, dass dir nur begrenzte Ressourcen (z. B. in Form von Zeit) zur Verfügung stehen. Versuche in so einer Situation nicht das Unmögliche möglich zu machen. Frage dich besser: Was kann ich im Rahmen der Ressourcen erreichen? Deadlines können sogar hilfreich sein. Sie zwingen dich dazu, auf unwichtige Aufgaben zu verzichten.

Konsequent auf allen Ebenen umsetzen

Das Pareto-Prinzip muss zu einem wichtigen Prozess im Unternehmen werden. Dafür ist es notwendig, die Formel auf alle Bereiche und alle Ebenen der Planung (zum Beispiel Jahresebene, ggf. Quartalsebene oder Tagesebene) anzuwenden. Für die Tagesplanung beispielsweise sollten täglich ein paar Minuten Zeit, die unverhandelbar sind, freigehalten werden.

3. Getting Things done (GTD)-Methode

Die Getting Things done (GTD)-Methode ist eine Selbstmanagement-Methode für ein besseres Zeitmanagement und die eigene Produktivitätssteigerung. Entwickelt wurde die Methode von US-Produktivitätsberater David Allen, der sie 2001 in einem Buch veröffentlichte.

Wie funktioniert die Getting Things done (GTD)-Methode?

Dieses Zeitmanagement- und Produktivitätssystem unterstützt dich dabei, deine Aufgaben und Verpflichtungen stressfrei und effizient zu erledigen. Es basiert auf einem umfassenden Listen- und Terminkalendersystem, in dem sämtliche Aufgaben, Verpflichtungen, Ideen und sonstige Dinge des Berufs- und Privatlebens notiert werden.

Damit soll erreicht werden, dass du dir sicher sein kannst, nichts zu vergessen und nicht alle Dinge merken musst. Das entlastet dich langfristig, da dein Kopf frei ist und nicht ständig etwas im Hinterkopf herumspukt. Du kannst dich auf die wirklich wichtigen und aktuellen Aufgaben deiner To Do-Liste konzentrieren. Das erhöht die Produktivität und hilft dir, in Ruhephasen besser zu entspannen und abzuschalten.

Wie wendest du die Getting Things done (GTD)-Methode an?

Die GTD-Methode umfasst fünf Schritte, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden müssen:

1. Sammeln

Alle anstehenden Aufgaben, Termine und Ideen sammelst du in sogenannten „Eingangskörben“. Dies ist ein Sammelbegriff für verschiedene digitale oder analoge Ordnungssysteme wie z. B. das E-Mail-Postfach, Notiz-Apps oder physische Ablagekörbe auf dem Schreibtisch. Versuche, eingehende Aufgaben usw. in so wenig Eingangskörben wie möglich zu sammeln. So behältst du stets den Überblick und bekommst ein Gefühl für die anstehenden To-dos.
Sobald neue Aufgaben, Termine und Ideen entstehen, fügst du sie einfach deinen Eingangskörben hinzu.

2. Verarbeiten

Alle erfassten Aufzeichnungen in deinen Eingangskörben musst du nun in das Getting-Things-Done-System einordnen. Das heißt, du sichtest alle Aufgaben, Termine etc. und verarbeitest sie dann, indem du dir überlegst, was damit geschehen soll. Stell dir hierfür folgende drei Fragen zu jeder Eintragung:

  1. Worum handelt es sich?
  2. Was kann ich aktuell unternehmen?
  3. Was ist der nächste Schritt?

Während du deine Eingangskörbe durchsiehst, sollst du nichts zurück- oder beiseitelegen. Stattdessen sortierst du alles umgehend nach

a. Es ist keine Handlung möglich oder erforderlich.

b. Es ist eine Handlung möglich oder erforderlich.

Für alles, was unter die Kategorie a fällt, wählst du eine der drei Optionen:

  • Entsorgen
  • Archivieren als Referenzmaterial
  • Auf die „Irgendwann/Vielleicht“-Liste setzen

Alles, was du unter Kategorie b einordnest, organisierst du im nächsten Schritt.

3. Organisieren

Nun strukturierst du deine Aufgaben noch präziser, indem du alle Einträge Zwischenablagen zuordnest bzw. in Listen einsortierst.

Grundsätzlich gilt:

  • Aufgaben, die du in weniger als 2 Minuten erledigt kannst, werden nicht in das System überführt. Du erledigst sie am besten sofort.
  • Aufgaben, die hingegen länger als 2 Minuten in Anspruch nehmen, delegierst oder verschiebst du.
  • Aufgaben, die mehrere Schritte umfassen, behandelst du als Projekt. Unterteile, größere Aufgaben (Projekte) in kleinere Teilaufgaben oder Handlungsschritte.

Jede Liste bekommt einen definierten Namen. Dieser sollte mit deinem täglichen Arbeitsrhythmus harmonieren und dementsprechend sinnvoll sein, wie beispielsweise:

Kalender

In den Kalender trägst du ausschließlich Termine ein, d. h. Aufgaben, die zu einem festen Tag oder einer festen Uhrzeit erledigt werden müssen.

Zu erledigende Aufgaben setzt du auf die „Nächste Schritte“-Liste oder erfasst du als Projekt und zerlegst sie in Teilschritte.

Projekte

Aufgaben, die sich aus mehreren, klar zu definierenden Teilaufgaben zusammensetzen, betrachtest du als Projekt. Das kann zum Beispiel die Marketing-Kampagne für ein Produkt sein.

Alle deine Projekte sammelst du auf einer Projektliste, die du regelmäßig überprüfst. Wenn du weitere Schritte für dein Projekt absteckst, solltest du zugleich feste Termine im Kalender dafür vergeben.

Nächste Schritte

Zusätzlich zur Projektliste empfiehlt sich eine separate Liste mit den nächsten projektunabhängigen Schritten.

Warten auf

Für alle Aufgaben, die du an andere delegiert hast, legst du eine Erinnerungsliste an. So behältst du stets den Überblick darüber, an welchen Aufgaben andere für dich arbeiten. Im Zuge dessen solltest du Termine in deinem Kalender festlegen, bei denen du dich über den Arbeitsfortschritt informierst.

4. Durchsehen

Die Organisation deiner Aufgaben und Termine sorgt zwar für Übersicht, ist aber nur die halbe Miete. Denn nur mit regelmäßiger Pflege optimierst du dein Zeitmanagement und steigerst die Produktivität. Schaue daher mehrmals täglich in deinen Terminkalender und mindestens einmal täglich auf deine Aufgabenlisten, um das künftige To-do auszusuchen. Außerdem solltest du einmal am Tag deine Eingangskörbe leeren.

Die GTD-Methode sieht einmal pro Woche einen Wochenrückblick vor. Dabei werden folgende Schritte abgearbeitet:

  • Kopf leeren: Erfasse zum Wochenabschluss noch einmal alle Ideen, die dir durch den Kopf gehen.
  • Eingangskörbe: Ordne neue Aufgaben, Ideen und Termine in das GTD-System ein.
  • Aufgabenliste: Ist die Liste aktuell? Sind alle abgearbeiteten To-dos gestrichen? Welche Aufgaben stehen für die kommenden Tage an?
  • Projektlisten: Ist die Liste aktuell? Hast du in der letzten Woche mindestens einen neuen Schritt gemacht, um dein(e) Projekt(e) voranzutreiben?
  • „Vielleicht/Irgendwann“-Liste: Willst du einige Dinge von dieser Liste in die Projektliste verschieben und bearbeiten?
  • Terminkalender: Ist dein Kalender auf dem neusten Stand? Hast du alle Termine wahrgenommen? Welche Termine stehen in den folgenden Tagen an? Sind alle Termine eingetragen?
  • „Warten auf“-Liste: Wie ist der aktuelle Stand der übertragenen To-dos? Frage falls nötig bei deinen Mitarbeiter:innen nach.

5. Erledigen

Nach dem du alles Notwendige strukturiert hast, kannst du damit beginnen, deine bevorstehenden Aufgaben zügig der Reihe nach und im Flow des Arbeitstages zu erledigen. Dafür musst du entscheiden, mit welcher Aufgabe du als Erstes beginnst. Gemäß der GTD-Methode entscheidest du dies anhand der vier Kriterien: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität.

Kontext

In deinem Getting-Things-Done-System hast du mindestens eine Aufgabenliste erstellt. Diese kannst du der Übersicht halber in kontextbezogene Listen unterteilen wie Beruf, Familie und Hobby. So musst du dich nicht durch eine unendlich lange To-do-Liste quälen, um die nächste Aufgabe zu bestimmen. Du sichtest einfach deine kurzen Kontextlisten.

Kläre für dich ab:

  • in welchem Kontext du dich gerade befindest und
  • was du jetzt überhaupt dafür tun kannst.

Du befindest dich gerade in der Straßenbahn auf dem Weg zur Arbeit und möchtest die Zeit sinnvoll nutzen? Dann kannst du zwar kein vertrauliches Geschäftstelefonat führen, jedoch sehr wohl einige kurze E-Mails beantworten oder eine Nachricht an Freunde schicken.

Verfügbare Zeit

Je nachdem wie viel Zeit du zur Verfügung hast, richtet sich deine Terminierung aus.

Kläre für dich ab:

  • wann Zeit vorhanden ist, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und
  • wie viel Zeit dir gerade zur Verfügung steht.

Du befindest dich gerade im Auto und vor dir liegt eine 15-minütige Fahrt? Ein langes Telefonat mit deinen Eltern solltest du jetzt nicht beginnen. Allerdings kann es sinnvoll sein, auf dem Weg beim Supermarkt Halt zu machen, um einige Dinge von der Einkaufsliste zu besorgen.

Verfügbare Energie

Der Biorhythmus eines jeden Menschen ist sehr unterschiedlich ausgeprägt. Dementsprechend schwankt unser Leistungsniveau über den Tag. Indem du für längere Zeit dein Energielevel über den Tag beobachtest, kannst du deine Leistungsspitzen und -tiefs feststellen. Das hilft dir, To-dos in Zukunft effektiver zu planen. Aufgaben, die deine volle Konzentration und Leistungsfähigkeit erfordern, erledigst du am besten, wenn du besonders fit und energisch fühlst.

Kläre für dich ab:

  • zu welcher Tageszeit du die meiste Energie hast und
  • ob du eher ein Morgen- oder Nachtmensch bist.

Du bist Frühaufsteher:in und musst eine wichtige Präsentation vorbereiten? Plane diese Aufgabe eher für die Morgenstunden, anstatt für die Mittagszeit ein.

Priorität

Du hast nun mögliche Aufgaben anhand der drei Kriterien vorsortiert. Sollte es dir dennoch schwerfallen, die wichtigste Aufgabe zu identifizieren, entscheidet deren Priorität.

Kläre für dich ab:

  • welche Aufgabe die wichtigste ist oder
  • welche Aufgabe dem größten Zeitdruck unterliegt.

Beginne genau mit dieser Aufgabe.

Du sitzt im Büro und hast bis zum Teammeeting noch eine Stunde nicht verplante Zeit übrig? Jetzt könntest du einige E-Mails schreiben, eine Auswertung erstellen oder an einem Webinar-Konzept weiterarbeiten. Das Webinar findet allerdings bereits in wenigen Tagen statt und es ist noch nicht gänzlich vorbereitet. Also entscheidest du dich für diese Aufgabe, denn sie hat Priorität. Die E-Mails kannst du ebenso gut in ein paar Tagen schreiben und die Auswertung ist ein Routinebericht.

Anwendungstipps

Routinen implementieren

Alles, was erledigt werden muss oder nützlich sein könnte, solltest du umgehend notieren. So musst du keine Energie dafür verwenden, dich später an eine Idee oder Aufgabe zu erinnern. Eine gute Notiz-App für das Smartphone oder ein kleines Notizbuch können hier Abhilfe schaffen.

Ideen/Aufgaben in ein System übertragen

Damit du an deine Aufgaben/Ideen erinnert wirst, empfiehlt sich die Nutzung eines Systems bzw. Tools. Deine Aufgaben und Ideen solltest du regelmäßig in das System übertragen und dich per Reminder daran erinnern lassen, wenn der nächste Schritt notwendig wird.

„2-Minuten Regel“ anwenden

Vor jeder Aufgabe solltest du entscheiden, ob das Erledigen der Aufgabe länger als 2 Minuten dauert. Wenn nein, erledigst du sie sofort. Wenn ja, überträgst du sie in dein GTD-System. Dadurch vermeidest du zusätzlichen Mehraufwand durch Übertragen von Mini-Tasks in das System.

Eindeutige Aktionen formulieren

Bei jeder Aufgabe solltest du zugleich an den nächsten Schritt denken, der dich dem gewünschten Ergebnis näher bringt. Dafür kann es helfen, Aufgaben immer so konkret wie möglich zu formulieren. Andernfalls gerätst du später in unnötiges Grübeln darüber, was ursprünglich mit der Aufgabe gemeint war.

Jede E-Mail nur einmal anfassen

Der Posteingang dient nicht der Archivierung von E-Mails. Stattdessen solltest du versuchen, deinen Posteingang zum Feierabend zu leeren. Infos verschiebst du z. B. in einem separaten Archiv-Ordner und Aufgaben fügst du mit einem Klick der Taskliste deines E-Mail-Programms hinzu. Damit verhinderst du dir immer wieder dieselben E-Mails anzuschauen und zu prüfen, wo es noch offene Aufgaben gibt.

4. Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der zu bewältigende Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit organisiert werden. Die Methode wurde nach dem amerikanischen General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannt, der in einer Rede sagte: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die Dringenden sind nicht wichtig, und die Wichtigen sind niemals dringend.“

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

Eine lange To-do-Liste mit Aufgaben wirkt auf manche Menschen überfordernd. Daher hilft dir das Eisenhower-Prinzip, deine Aufgaben nacheinander durchzugehen und sie in einer simplen Matrix der sogenannten Eisenhower-Matrix, den folgenden vier Quadranten zuzuordnen:

  • A-Aufgaben: wichtig und dringend
  • B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
  • C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig
  • D-Aufgaben: weder wichtig noch dringend

Nachdem du die Aufgaben in die entsprechenden Kategorien eingeordnet hast, kannst du einen Zeitplan für sie aufstellen und die wichtigsten Aufgaben ausführen.

Die Anwendung dieser simplen Matrix führt langfristig zu mehr Produktivität. Denn mit ihrer Hilfe findest du heraus, welche Aufgaben du direkt erledigen solltest und welche besser von anderen Teammitgliedern erledigt werden können.

Wie wendest du das Eisenhower-Prinzip an?

1. Erledigen

Im ersten Quadranten platzierst du alle Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Das heißt hier rein gehören Aufgaben, die

  • sofort erledigt werden müssen,
  • klare Konsequenzen haben und
  • deine langfristigen Ziele beeinflussen.

Diese Aufgaben haben eine Deadline und besitzen damit höchste Priorität. Sie werden zuerst bearbeitet.

2. Terminieren

Im zweiten Quadranten platzierst du alle Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben haben zwar Einfluss auf deine langfristigen Ziele, müssen aber nicht sofort erledigt werden. Du kannst sie daher für später planen.

3. Delegieren

Im dritten Quadranten platzierst du alle Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben müssen zwar sofort abgeschlossen werden, jedoch beeinflussen sie deine langfristigen Ziele nicht.

Um die Aufgaben zu verrichten, sind deine speziellen Fähigkeiten vermutlich nicht erforderlich. Insofern kannst du sie an andere Mitglieder des Teams delegieren.

4. Verwerfen

Nachdem du deine To-do-Liste durchgearbeitet und die ersten drei Quadranten mit Aufgaben gefüllt hast, sind sicher ein paar wenige Aufgaben übrig. Hier handelt es sich um unwichtige, nicht dringende Ablenkungen. Sie stehen dir nur im Weg und verhindern, dass du deine Ziele erreichst.

Platziere im vierten Quadranten alle Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind: Aufgaben mit der niedrigsten Priorität.

Anwendungstipps

Aufgaben farblich markieren

Farbliche Markierungen helfen dir, Aufgaben mit hoher Priorität zu visualisieren. Während du deine To-do-Liste durchgehst, kannst du deine Aufgaben anhand von vier Farben wie folgt priorisieren:

  • Grün = höchste Priorität
  • Gelb = zweithöchste Priorität
  • Blau = dritthöchste Priorität
  • Rot = keine Priorität

Die farblich markierten Aufgaben kannst du dann direkt in deine Eisenhower-Matrix übertragen:

  • In Quadrant eins bringst du die grünen Aufgaben („Erledigen“-Aufgaben) unter.
  • In Quadrant zwei platzierst du die gelben Aufgaben („Terminieren“-Aufgaben).
  • In Quadrant drei schreibst du die blauen Aufgaben („Delegieren“-Aufgaben).
  • In Quadrant vier kommen die roten Aufgaben („Verwerfen“-Aufgaben).

Auf 10 Aufgaben pro Quadrant beschränken

Um zu verhindern, dass deine Eisenhower-Matrix unübersichtlich und überwältigend wird, solltest du deine Aufgaben auf 10 Einträge pro Quadrant eingrenzen.
Auch wenn viele Aufgaben auf deiner To-do-Liste stehen, ist es hilfreich, deine Aufgabenliste auf einige notwendige Aktionspunkte zu beschränken. Damit stellst du sicher, dass beim Priorisierungsprozess keine Zeit verloren geht.

Private und berufliche To-do-Listen erstellen

Die Anzahl deiner Einträge in der Matrix kannst du begrenzen, indem du separate Matrizen für deine persönliche und berufliche To-do-Liste erstellst.

Deine beruflichen und persönlichen Aufgaben unterscheiden sich hinsichtlich des Zeitrahmens, der Ressourcen, der Methoden und vermutlich auch der Denkprozesse. Es empfiehlt sich daher, diese zu unterteilen, sodass du deine persönlichen und beruflichen Ziele effektiver verwalten kannst.

Erst eliminieren, dann priorisieren

Bevor du effektiv Prioritäten setzen kannst, solltest du zuerst unnötige Aufgaben beseitigen. Das heißt, du kümmerst dich zunächst um Quadrant vier, ehe du dich den ersten drei Quadranten widmest. Überprüfe deine Aufgabenliste und streiche sofort die Aufgaben, die unwichtig sind. Das beschleunigt den Priorisierungsprozess im weiteren Verlauf.

Hier geht es zum zweiten Teil unseres Artikels: Zeit- und Selbstmanagement: Teil 2.

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