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Produktiver Arbeiten: Ein Ratgeber

14 Feb, 2022
Comarch ERP XT

Produktivität ist ein großes Thema, wenn wir erfolgreich in unserem Job sein wollen.

Doch was bedeutet es, produktiv zu sein? Produktiv sein heißt, du erledigst deine wichtigsten Aufgaben effizient und erreichst damit deine wichtigsten Ziele bzw. die des Unternehmens.

Produktivität am Arbeitsplatz ist allerdings nicht selbstverständlich: Einer Studie von Appinio zu Folge sind 35 Prozent der Arbeitnehmer:innen nur zeitweise oder gar nicht produktiv.

Wie du es trotzdem schaffst deine Aufgaben problemlos und konzentriert zu erfüllen, erklären wir im nachfolgenden Artikel anhand von verschiedensten Methoden und kleinen Tricks.

13 Tipps und Tricks für produktives Arbeiten

1. Zeitfenster höchster Produktivität nutzen

Die persönliche Produktivität eines jeden Menschen unterliegt je nach Tageszeit starken Schwankungen. Während einige sich morgens besser auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ist es für andere effektiver, nach dem Mittag mit der Arbeit zu beginnen.

Wenn du weißt, wann du am produktivsten bist, kannst du deinen Tag entsprechend gestalten und strukturieren. Plane Zeitfenster maximaler Produktivität und Konzentration als sogenannte Fokuszeiten in deinen Kalender ein. Während dieser Spitzenproduktivitätszeiten kannst du konzentriert und ganz ohne Ablenkungen arbeiten.

Anstatt den ganzen Tag über vereinzelte Meetings zu haben, empfiehlt es sich, Meeting-Blöcke zu planen. So kannst du die Hauptproduktivitätszeiten ausschließlich für Deep Work nutzen. Das bedeutet Zeit für produktive, hochfokussierte Arbeit, ohne sich Gedanken über Meetings oder anderweitige Unterbrechungen machen müssen.

2. Prioritäten setzen

Unproduktivität hat ihren Ursprung in der mangelnden oder fehlenden Priorisierung von Aufgaben. Werden Aufgaben nicht nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden, scheint alles gleich bedeutsam. Du weißt nicht, worauf du dich zuerst fokussieren sollst. Dem zur Folge muss alles irgendwie erledigt werden, wodurch die Ergebnisse häufig nur unbefriedigend sind.

Priorisierungen helfen dir dabei, Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von nicht Dringendem abzugrenzen. Um Prioritäten zu setzen, solltest du wissen, wie deine tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen oder Teamvorhaben zusammenhängt. Wenn dir dies klar ist, kannst du deine Arbeit effektiver priorisieren und so garantieren, dass die Arbeit mit der größten Wirkung zuerst angegangen wird.

Es gibt eine Reihe von Methoden und Tools, mit deren Hilfe du einfach und effizient Prioritäten im Unternehmensalltag setzen kannst wie z. B. das Eisenhower-Prinzip.

3. Ablenkungen vermeiden

Egal ob im Büro oder zu Hause: In einer Arbeitsumgebung gibt es jede Menge Dinge, die dich ablenken können.

Die größte Ursache von Ablenkungen sind hierbei Benachrichtigungen über E-Mails, Textnachrichten und Projekt-Management-Tools. Darunter fallen sowohl arbeitsrelevante Benachrichtigungen wie E-Mails oder Slack-Nachrichten als auch nicht arbeitsbezogene Benachrichtigungen wie Push-Benachrichtigungen aus sozialen Medien und Textnachrichten.

Du unterbrichst mehrfach deine Arbeit für Pushnachrichten oder Chat-Benachrichtigungen (auch auf deinem Computer)? Dann nutze die „Schlummer“- oder „Nicht stören“-Funktionen. So stellst du sicher, dass du während deiner Arbeit nicht durch eine schlecht getimte Benachrichtigung aus dem Flow gerissen wirst.

Optimiere deine Umgebung und reduziere Ablenkungen von außen. Dadurch kannst du dich leichter auf deine anstehenden Aufgaben konzentrieren und kommst in den Flow-Zustand (Schaffens- oder Tätigkeitsrausch).

4. Unnötigen Aufwand vermeiden

Weltweit verbringen Menschen ihre tägliche Arbeitszeit mit unwichtigen, zeitraubenden Aufgaben, unbeabsichtigter Doppelarbeit oder langen Prozessen, um Informationen zu finden oder Genehmigungen einzuholen.

Sie verschwenden ihre wertvolle Zeit z. B. um

  • Gespräche über die Arbeit zu führen,
  • zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln,
  • wechselnde Prioritäten zu bewältigen und
  • den Status von Arbeitsvorgängen nachzuverfolgen.

All dies zehrt an der Produktivität und führt nicht selten zu zahllosen Projektverzögerungen, Fristversäumnissen und unnötigen Routineaufgaben.

Mit einem Arbeitsmanagement-Tool kannst du Ineffizienzen überwinden und unnötigen Aufwand vermeiden. Ein Tool dient dir als zentrale Informationsquelle für die gesamte Arbeit deines Teams, indem es Teamprozesse standardisiert und bündelt. Alle Teammitglieder arbeiten somit an den wichtigen Vorhaben, ohne sich mit unnötigen Einzelheiten beschäftigen zu müssen. Du möchtest wissen, wann ein Teammitglied eine Aufgabe abgeschlossen hat? Anstatt per E-Mail zu fragen, kannst du den Fortschritt direkt im gemeinsam genutzten Tool nachverfolgen.

Dank des deutlich verringerten Arbeitsaufwandes gewinnst du mehr Zeit für produktivere, zielführendere Arbeit.

5. Manuelle Tätigkeiten automatisieren

Manuell ausgeführte Tätigkeiten erfordern einen immensen Zeit- und Arbeitsaufwand. Denn für das konfigurieren, verwalten und koordinieren sämtlicher Prozesse ist menschliches Eingreifen notwendig. In diesem Zusammenhang verbringen Mitarbeiter:innen zu viel Zeit damit, Aufgaben zuzuweisen und die Arbeit manuell zu kategorisieren.

Typische manuelle Prozesse sind das Weiterleiten von Anfragen, das Teilen der Aufgaben zur Einbeziehung aller Beteiligten und das Überwachen des Prozessfortschritts. Wenn du ein Team oder ein Projekt leitest, nehmen diese Prozesse vermutlich einen Großteil deines Tages ein. Dementsprechend kannst du dich weniger auf produktive Arbeiten konzentrieren.

Mithilfe von Automatisierung wirst du lästige Routineaufgaben los, arbeitest effizienter und sparst viel Zeit ein. Dafür gibt es verschiedene Tools, die dich bei der Automatisierung von kleineren Routineaufgaben unterstützen können:

  • Prozesse werden so programmiert, dass Aufgaben automatisch zugewiesen werden.
  • E-Mails, mobile Nachrichten und Systemwarnungen werden so programmiert, dass sie automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt versandt oder aktiviert werden.
  • Alle Formulare werden in einer Datenbank gespeichert.
  • Alle Aktionen innerhalb des System werden aufgezeichnet.
  • Mitarbeiter:innen können direkt über das Management-Tool kommunizieren.
  • Bestimmte Felder werden automatisch mit Standarddaten ausgefüllt.

Du musst dir keine Sorgen mehr darüber machen, ob eine Aufgabe der richtigen Person zugewiesen wurde und du musst sie auch nicht alles selbst erledigen. Dank automatisierter Prozesse steigerst du die Produktivität mit unmittelbaren Ergebnissen.

6. Multitasking vermeiden

Die Behauptung, Multitasking sei effektiv, entbehrt jeder Grundlage. Tatsächlich handelt es sich hierbei nur um einen Mythos, wie mehrere Hirnforscher unabhängig voneinander herausfanden.

Wenn du versuchst, viele Dinge auf einmal zu erledigen, schaffst du meist nichts richtig. Zwar arbeitest du an vielen Aufgaben gleichzeitig. Durch das ständige hin- und herwechseln zwischen den Aufgaben verlierst du aber auch mehr Zeit.

Bei automatischen Handlungen ist Multitasking problemlos möglich. Sprich, du kannst deine Zähne putzen und währenddessen eine Einkaufsliste schreiben. Oder du kannst Spazierengehen und nebenbei telefonieren. Bei komplexeren Tätigkeiten wie einen längeren Text schreiben, während du telefonierst, sieht das anders aus. Unser Gehirn ist einfach nicht in der Lage, sich voll und ganz mit mehreren Sachen gleichzeitig zu befassen.

Konzentriere dich darauf, deine Aufgaben nacheinander abzuarbeiten und nimm dir dafür ausreichend Zeit. Nur so kannst du dich voll und ganz in deine Aufgaben vertiefen und kommst in einen Flow-Zustand.

7. Neinsagen lernen

Nein hat sich im Arbeitsleben zunehmend zu einem Tabu-Wort entwickelt. Denn wer Nein sagt, hat das Gefühl, womöglich als faul, unkollegial oder sogar egoistisch und im schlimmsten Fall sogar als inkompetent und unfähig angesehen zu werden. In der Konsequenz entsteht eine regelrechte Angst Nein zu sagen, sodass zu allem Ja gesagt wird. Doch wer zu allem ja sagt, schadet nicht nur seiner Gesundheit, sondern auch seiner Arbeit: Überlastung, Verlust des Überblicks und eine höhere Fehlerquote sind die Folgen.

Versuche daher auch mal Nein zu sagen. Lehne Aufgaben, für die du keine Zeit hast, konsequent ab. Damit gewinnst du mehr Zeit für wichtige Aufgaben, die Einfluss auf die Vorhaben und vorrangigen Zielen deines Unternehmens haben und die deinem Projektplan entsprechen.

Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen, um effektiv Nein sagen zu können:

  • Grenzen abstecken: Stecke deine Prioritäten und dein Arbeitspensum klar ab. So bist du gut vorbereitet, sobald neue Aufgaben an dich herangetragen werden.
  • Bedenkzeit erbitten: Nimm dir genügend Zeit, um zu überlegen, ob du der Bitte nachkommen willst oder nicht.
  • Konsequenzen erkennen: Überlege dir, wo deine Belastungsgrenze liegt und ob es deine Kapazitäten übersteigt.
  • Entscheidung begründen: Deinem Gegenüber hilft es, wenn du deine Entscheidung Nein zu sagen, klar und eindeutig sowie in angemessenem Ton kommunizierst und gut begründest.
  • Denke an dich und weniger an andere: Auch wenn du hilfsbereit sein möchtest, solltest du nie deine eigenen Befindlichkeiten außer Acht lassen.

Sollte es sich einmal nicht richtig anfühlen Nein zu sagen, dann versuche es doch mit „Nicht jetzt“. Das heißt, du verschiebst die Aufgaben einfach auf ein späteres Datum. Zum Beispiel auf einen ruhigeren Tag. So blockierst du deine Produktivität nicht mit Dingen, für die du gerade jetzt keine Zeit hast.

8. Routinen etablieren

Produktivität und Regelmäßigkeit hängen eng zusammen. Routinen und Gewohnheiten, die du regelmäßig durchführst, erledigen sich quasi automatisch. Du musst noch nicht einmal groß darüber nachdenken. Als Folge dessen wird

  • deine Konzentration unterstützt und entlastet,
  • dem Vergessen vorgebeugt und
  • es dir leichter fallen, produktiv zu sein.

Indem du gewisse Routinen in deinen Arbeitsalltag integrierst, machst du dir diese Effekte zunutze.

In der Praxis kann das so aussehen: Sortiere anstehende Arbeiten bereits vor Arbeitsschluss z. B. in Form einer To-do-Liste. Bevor du dich ausloggst, schaust du dir fünf Minuten lang deine Liste für den nächsten Tag an. Wenn du genau verinnerlichst, was dich am nächsten Tag erwartet, hast du einen klaren Ausgangspunkt und startest mit der bereits vorstrukturierten Arbeit in einen produktiven Arbeitstag. Nimm dir zu Beginn eines jeden Tages zunächst eine Stunde Zeit, um E-Mails zu beantworten. Im Anschluss machst du dir eine Tasse Kaffee oder Tee und arbeitest dann dein To-do-Liste für den Tag ab.

9. Zeit- und Selbstmanagement-Strategien nutzen

Vielleicht kennst du das Problem: Nach einem 8 Stunden anstrengendem Arbeitstag bist du kaum vorwärtsgekommen. Noch immer gibt es viele dringende Aufgaben zu erledigen. Die Ursache kann in fehlendem oder falschem Zeit- und Selbstmanagement liegen.

Um dem entgegenzuwirken, gibt es eine Vielzahl bewährter Zeit- und Selbstmanagement-Techniken, z. B. die Pomodoro-Technik, das Pareto-Prinzip oder die ALPEN-Methode.

Sie helfen dir dabei,

  • wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden,
  • To-dos besser zu planen sowie stringenter durchzuführen und
  • Ergebnisse effizienter zu erreichen.

Dir sollte dabei klar sein, dass es nicht die EINE perfekte Methode gibt. Welche für dich die Richtige ist, hängt u. a. von deinem Charakter und gewohntem Arbeitsverhalten ab. Probiere einfach mehrere Methoden aus. Nur so entwickelst du ein Gespür dafür, welche zu dir und deiner Arbeitsmethodik passt.

In unserem Artikel ,,Zeit- und Selbstmanagement: 8 effektive Strategien‘‘ erhältst du einen ersten bzw. groben Überblick über das Thema Zeit- und Selbstmanagement-Techniken.

10. Mit Musik arbeiten

Wir hören zu vielen Gelegenheiten Musik: während der Hausarbeit, des Sports oder der Autofahrt. Das wirkt auf uns entspannend, anregend oder auch ablenkend. Zahlreichen Forschungen zu Folge kann Musik sogar Stress abbauen und für mehr Produktivität sorgen. Warum also nicht auch während der Arbeit Musik hören?

Tatsächlich ist es möglich, durch Musik am Arbeitsplatz die Produktivität zu steigern.

Wichtig ist: Es muss die richtige Musik sein. Ausschlaggebend hierfür sind die Lautstärke, die Stimmung und der Rhythmus. Die Lautstärke solltest du idealerweise so wählen, dass die Musik nur leise bis gerade noch wahrnehmbar ist. Das schont nicht nur deine Kolleg:innen und Ohren, sondern vermeidet auch Unruhe und Ablenkung. Musik hat einen wesentlichen Einfluss auf unsere Emotionen. Daher empfiehlt sich grundsätzlich Musik, die dich entweder positiv stimmt oder dir „egal“ ist. Auch die Art deiner Aufgaben spielt eine wichtige Rolle für die Musikauswahl. Für repetitive Routinearbeiten wie das Sortieren von E-Mails darf es gern ein motivierender und stimmungsaufhellender Sound sein. Dynamische Songs aus den Charts oder Pop- und Rap-Stücken mit einer großen Variation von Höhen und Tiefen eignen sich hier besonders. Während konzentrierter Arbeitsphasen greifst du am besten auf unkomplizierte Musikstücke ohne Text zurück. Besonders passend sind Klassik- oder Instrumentalstücke sowie Naturklänge mit einem regelmäßigen Rhythmus, zum Beispiel Meeresrauschen. Aber auch elektronische Musik und ruhige Filmsoundtracks lassen dich konzentrierter und produktiver arbeiten.

Viele Musik- und Streaming-Dienste bieten spezielle Playlists zum Thema Fokus, Konzentration oder Produktivität an.

11. Arbeitsumgebung optimieren

Wenn Menschen sich in einer Arbeitsumgebung physisch oder psychisch nicht wohl fühlen, hat dies negative Auswirkungen auf deren Motivation und Produktivität. Vor allem in Großraumbüros ist es nicht einfach, für ein gesundes Arbeitsklima zu sorgen.

Herrscht an deinem Arbeitsplatz allgemeine Unruhe und sorgen Gespräche oder Interaktionen wiederholt für Unterbrechungen, stört dies deine Konzentration. Auf Dauer führt das zu Stress. Dadurch meldest du dich im schlimmsten Fall häufiger krank und die Produktivität leidet. Ist deine Arbeit durch übermäßiges Sitzen und repetitive Bewegungen geprägt, sind körperliche Beschwerden fast unabwendbar. Dies wiederum hat Auswirkungen auf deinen Krankenstand und die Produktivität.

Die richtige Raumgestaltung hat einen wesentlichen Einfluss deine Motivation und Produktivität. Denn wenn du dich am Arbeitsplatz wohlfühlst, arbeitest du konzentrierter und somit produktiver.

Eine anregende und die Kreativität und Leistungsbereitschaft fördernde Umgebung lebt von folgenden Faktoren:

  • Ausweichräumen,
  • Farben,
  • ergonomischer Büroausstattung,
  • angenehmer Akustik,
  • optimalen Licht- und Luftverhältnissen,
  • Pflanzen und
  • Möglichkeiten zur Bewegung und geistigen Stimulation.

12. Ausreichend bewegen

Das langes Sitzen schädlich ist und viele Gesundheitsrisiken birgt, ist mittlerweile hinreichend bekannt. Was das Ganze noch verschlimmert, ist eine einseitige und ungesunde Sitzhaltung.

Sicher hast du dich auch schon dabei ertappt, wie du vornübergebeugt, mit seitlich verdrehtem Rücken oder schlaff in dich zusammen gesunken am Schreibtisch saßt. All dies hat Müdigkeit, Unkonzentriertheit sowie Rücken- und Nackenschmerzen zur Folge. Doch auch wenn es schwerfällt, solltest du dich stets um eine gesunde Sitzhaltung bemühen. Noch besser ist es, wenn du deine Arbeit auch im Stehen ausübst. Der stete Wechsel zwischen sitzen und stehen schont nicht nur den Rücken, sondern bringt auch den Kreislauf in Schwung. Dadurch fühlst du dich wacher und konzentrierter.

Des Weiteren ist es wichtig, Bewegung in deinen Arbeitsalltag einfließen zu lassen. Du kannst zum Beispiel während eines Telefonats ein paar Schritte im Büro gehen oder die Mittagspause für einen Spaziergang nutzen. Regelmäßige kurze Dehnübungen sorgen für eine kurze Abwechslung, die unangenehmen Verspannungen vorbeugt.

Teilweise ist auch die fehlende Ergonomie der Büroausstattung verantwortlich für eine verkrampfte Körperhaltung, verspannte Muskeln und folglich geringere Produktivität. Eine ergonomische Büroeinrichtung hingegen fördert eine gesunde Haltung und ein dynamisches Sitzen, wodurch die Wirbelsäule entlastet wird.

13. Richtig ernähren

Ein weiterer Einflussfaktor auf die Produktivität ist die richtige Ernährung. Ernährst du dich unzureichend, arbeitest du auf Sparflamme und deine Konzentration wird beeinträchtigt. Isst du hingegen zu viel oder zu deftig, führt dies zum berüchtigten „Schnitzelkoma” und deine Produktivität wird gehemmt.

Versorge deinen Körper und dein Gehirn optimal mit Energie, indem du dich ausreichend und möglichst ausgewogen ernährst. Bestenfalls greifst du auf leichte, nährstoffreiche Alternativen wie Suppen und Salate oder viel Gemüse zurück.

Damit dein Gehirn optimal arbeiten kann, benötigt es außerdem regelmäßig Flüssigkeitsnachschub. Schon ein geringer Flüssigkeitsmangel kann die Funktion des Gehirns merklich beeinträchtigen und zu geringerer Konzentrationsfähigkeit und verringerter Leistungsfähigkeit führen.

Denke daher daran, genügend zu trinken. Bestenfalls ungesüßte Kräuter- und Früchtetees, Saftschorlen mit einem geringen Saftanteil oder natürlich Wasser. Stell dir zu Beginn deines Arbeitstages ein volles Glas auf den Tisch, dass dich stets ans Trinken erinnert. Sobald es leer ist, füllst du es wieder auf.

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Comarch ist ein weltweiter Anbieter von IT-Lösungen (ERP, CRM & Marketing, BI, EDI, ECM, ICT, Financials, Cloud-Lösungen u.v.a.) für den Mittelstand, größere Unternehmen, kleine Betriebe, Banken & Versicherungen, Telekommunikation sowie Healthcare. Über 6.300 Mitarbeiter sind rund um den Globus in zahlreichen Ländern im Einsatz. Dank hoher Investitionen in Forschung und Entwicklung bietet Comarch ein umfassendes Spektrum innovativer IT-Lösungen, welche bei Kunden und Analysten einen hohen Stellenwert genießen. Weitere Informationen unter: www.comarch.de

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